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大数据时代机关事业单位人事档案管理实现途径

作者:宋德泓

  摘 要:机关事业单位人事档案管理是日常工作中重要组成部分,充分利用大数据、云平台等技术手段,转变传统人事档案管理模式,提出适应新形势下人事档案管理的实现途径,不断提升人事档案的管理效率,促进人事档案管理更加科学化、信息化和规范化。

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  关键词:大数据;机关事业单位;人事档案管理
  随着大数据时代人工智能的不断发展,信息技术悄然改变了人们的思维和行为。档案信息化建设是大数据时代档案管理的重大工程,对档案的收、管、用都发挥了重要作用,但机关事业单位人事档案信息化建设相对滞后,在大数据时代背景下,加快推进机关事业单位人事档案信息化建设能高效实现档案信息资源的管理水平。
  1 大数据在机关事业单位人事档案管理中的作用
  随着云时代的到来,大数据应用于各行各业。麦肯锡全球研究所定义大数据是一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面远超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合。大数据在机关事业单位人事档案管理的“收”、“管”、“用”中发挥重要作用,一是档案收集,利用大数据技术对庞杂的机关事业单位人事档案信息进行收集、分类和整理;二是档案管理,利用大数据和云存储技术实时监测档案进行动态化管理,提高人事档案管理效率,是档案管理更趋规范化和高效化;三是档案利用,将大数据技术应用于人事档案管理,通过信息检索、目录查阅、年份查找等功能,能高效、便捷地提供机关事业单位人事档案查阅与利用。
  2 大数据时代机关事业单位人事档案管理现状
  1)意识淡薄,缺乏重视。人事档案管理不能对单位产生直接经济社会效益,从而对人事档案管理工作意识淡薄,重视不够,导致档案管理基础配套设施不齐,制度不完善,人员配备不够等问题。

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  2 大数据时代机关事业单位人事档案管理现状
  1)意识淡薄,缺乏重视。人事档案管理不能对单位产生直接经济社会效益,从而对人事档案管理工作意识淡薄,重视不够,导致档案管理基础配套设施不齐,制度不完善,人员配备不够等问题。
  2)管理方式落后,信息化建设迟缓。人事档案管理方式仍采用传统模式,管理手段单一,方式落后,利用效率较低。档案信息化建设迟缓,也是制约档案利用率较低的原因。
  3)存储环境恶劣,缩短档案寿命。机关事业单位档案室建设不规范,温度、湿度不达标,存储环境条件较差,容易滋生霉变和害虫,影响实体档案安全,缩短档案寿命。

大数据时代机关事业单位人事档案管理实现途径相关参考属性评定
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  4)查询利用程序不规范,存在安全隐患。机关事业单位人事档案查询与利用制度欠缺,查档流程不规范,容易造成档案顺利混乱、遗失、损毁等现象,存在安全隐患。
  5)专业档案管理人员缺乏,兼职管理人员业务素质较低。机关事业单位人事档案管理人员通常由人事专员兼任,而人事专员不熟悉档案管理知识,业务素质欠缺,导致人事档案管理混乱,影响单位事业发展和人才晋升。
  3 大数据时代机关事业单位人事档案管理实现途径
  大数据时代档案管理必须建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室,有利于提高机关档案工作水平,维护机关档案信息的真实性、完整性、可用性和安全性。建设数字档案室的实现途径主要包含以下几方面:
  3.1 人事档案数字化加工
  对传统纸质载体的人事档案进行数字化加工,实现档案实体虚拟化,使其能与其他数字档案资源统一规范化管理。严格按照纸质档案数字化(DA/T 31-2017)行业标准,遵循工作流程,符合业务规范,如:扫描分辨率不小于200dpi,保存格式为TIFF、JPEG或LPEG2000等通用格式,图像裁边应距页边最外延至少2mm~3mm处裁剪。数据验收应采用计算机自动检验方式进行100%检验,合格率应为100%。
  3.2 数字档案室建设
  严格执行国家档案局2014年颁布的《数字档案室建设指南》规范要求,建设相对独立且稳定、兼容的,能够满足数字档案资源管理和机关事业单位共享利用需求的数字档案室基础设施,主要包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等五个部分。其中:
  1)中心机房应具备防雷、防静電、防磁、防水、防火、防盗、稳压、恒温、恒湿等基本条件,有条件的单位应建设符合《电子信息系统机房涉及规范》(GB 50174-2008)要求的B级机房。
  2)系统硬件应配备满足数字档案室应用系统以及数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等条件的专业服务器和存储与备份硬件设备。
  3)软件系统包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别(OCR)等基础软件。数据库管理系统应满足人事数字档案的录入、检索、查阅、导出、权限等功能,还可以根据人事档案特性进行特定功能设置。
  4)数字档案室应配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备,以及恒温恒湿设备、防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。
  3.3 档案库房建设
  为确保传统纸质档案载体安全,机关事业单位档案库房建设要按照国家档案局《档案馆建筑设计规范》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求,做好档案安全的“九防”,即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫、防鼠等。采用智能化档案库房管理系统,能实时监控库房内温湿度,安装异常报警系统及远程控制系统,全方位确保原始纸质人事档案的安全。
  3.4 健全人事档案管理制度
  大数据时代人事档案管理是数据的管理,必须改变传统纸质人事档案管理的观念,因地适宜地健全和完善人事档案管理制度,及时对当前人事档案管理制度进行修正,明确审批权限,明晰管理职责,使管理工作有章可循,严格执行相关要求进行人事档案信息化管理。
  3.5 引进档案专业技术人才,提高管理人员业务素质水平
  通过人才引进、公开招聘等方式,吸纳一些档案专业技术人才,从事人事档案管理工作。还可以通过业务技能培训、专业知识进修等途径提高管理人员的业务素质水平和思想道德素质,培养一批既懂档案管理知识,又精通信息化技术的复合型人才。
  4 结语
  人事档案管理对机关事业单位各项工作开展具有重要意义,对人员晋升、岗位调动提供了科学合理的依据。大数据时代,面临人事档案信息化管理中存在的问题,提供可行的实现途径,加快推进机关事业单位人事档案信息化进程。
  参考文献
  [1]唐诗佳.大数据时代高校人事档案管理的价值与优化对策[J].档案管理,2018,11:63-64.
  [2]《数字档案室建设指南》,国家档案局,2014.
  [3]林学辉.事业单位人事档案管理存在的问题及解决措施新探[J].经贸实践,2019,1.
  作者简介
  宋德泓(1968-),女,汉族,四川省南充市人,本科,四川省南充市城建档案馆,局长,档案馆员,研究方向:人事档案管理。

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