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现阶段事业单位档案管理工作存在的问题与对策

作者:王燕林

  摘 要:档案管理是事业单位工作的重要组成部分,应当从事业单位的发展需求出发,形成完善的事业单位档案管理工作机制,有效解决事业单位档案管理存在的问题,形成科学化、规范化与标准化的档案管理机制。

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  关键词:事业单位;档案管理;问题分析
  本文从事业单位档案管理工作的需求出发,根据事业单位档案管理工作信息化与标准化的改革方向,在事业单位分类改革背景下探讨事业单位档案管理改革方向。
  1 事业单位档案管理工作的主要问题
  1)档案管理理念更新不足。当前事业单位档案管理工作理念还较为落后,没能从档案管理信息化、标准化与行政化的角度进行建设,存在着档案管理工作与实际业务发展需要不适应的问题。首先,没有充分的实现事业单位有关公益事业档案的全面开放,现有业务档案资源不能发挥出其实现应用价值,档案资源不仅不能满足系统内部人员查阅使用需求,而且没能有效的实现向社会公众蔟。其次,事业单位档案资料与上级行政部门与平级各单位的交互性不足,不能按照上级档案局的要求完善事业单位档案数据信息的报送机制,在档案报送的过程中存在着质量低和效率差的实际问题。第三,还有的事业单位档案管理没能有效树立互联网与大数据思维,档案管理工作还主要以制纸档案为主,没能建立完善的档案数据信息源,档案资料内容有限,数据有限,类型单一,影响事业单位档案事业长远发展。
  2)档案的信息化水平较低。在大数据与云计算的环境下,要求事业单位日益向着信息化的方向发展档案事业,但是现有的档案管理方式不仅不满足信息化档案管理工作的需求,而且档案管理信息化软硬件建设不足,影响档案工作的长远发展。首先,事业单位档案管理系统不统一,市级及以上事业单位中部分科研型事业单位自主开发档案管理系统,大部分事业单位自备档案计算机硬件设备运行档案局配发的档案管理系统,但是统一的档案管理系统运行效率较低,上级档案主管部门没能实现对基层事业单位档案业务的统筹管理,现有统一档案管理系统的业务针对性相对较弱。而自主开展的档案管理系统虽然有较强针对性,但是安全性相对不足,存在较在的系统漏洞和安全隐患。还有的区、县级事业单位档案资料仅停留在电子化程度,还没能实现数据电子信息档案的共享与有效传递。
  3)档案管理人员素质较低。目前基层事业单位的档案管理人员的素质相对较低,现有的档案管理人员不足以应对事业单位档案管理工作的需要,存在着档案管理理念相对落后,技术手段不足以应付信息化档案管理工作需要,档案管理人员老化严重的问题。首先,基层事业单位普遍的欠缺优质的档案管理专业技术人员,拥有专业资质和相应学历的档案管理专业技术人员少之又少,存在着兼职档案管理人员多于实职档案管理人员的现实问题。其次,档案管理人员的专业技术老化严重,由于缺乏长期针对性的业务培训机制,现有档案管理人员的业务素质不适应现代档案管理工作的需要。现有档案管理人员不能满足档案管理系统开发与应用维护现实需要。第三,档案管理人员的考核管理不足,不能有效指出档案管理人员的改进空间,档案管理人员晋升空间不足,在职称评定与工资晋级方面明显落后于业务干部,因此影响档案管理工作人员的积极性。

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  2)档案的信息化水平较低。在大数据与云计算的环境下,要求事业单位日益向着信息化的方向发展档案事业,但是现有的档案管理方式不仅不满足信息化档案管理工作的需求,而且档案管理信息化软硬件建设不足,影响档案工作的长远发展。首先,事业单位档案管理系统不统一,市级及以上事业单位中部分科研型事业单位自主开发档案管理系统,大部分事业单位自备档案计算机硬件设备运行档案局配发的档案管理系统,但是统一的档案管理系统运行效率较低,上级档案主管部门没能实现对基层事业单位档案业务的统筹管理,现有统一档案管理系统的业务针对性相对较弱。而自主开展的档案管理系统虽然有较强针对性,但是安全性相对不足,存在较在的系统漏洞和安全隐患。还有的区、县级事业单位档案资料仅停留在电子化程度,还没能实现数据电子信息档案的共享与有效传递。
  3)档案管理人员素质较低。目前基层事业单位的档案管理人员的素质相对较低,现有的档案管理人员不足以应对事业单位档案管理工作的需要,存在着档案管理理念相对落后,技术手段不足以应付信息化档案管理工作需要,档案管理人员老化严重的问题。首先,基层事业单位普遍的欠缺优质的档案管理专业技术人员,拥有专业资质和相应学历的档案管理专业技术人员少之又少,存在着兼职档案管理人员多于实职档案管理人员的现实问题。其次,档案管理人员的专业技术老化严重,由于缺乏长期针对性的业务培训机制,现有档案管理人员的业务素质不适应现代档案管理工作的需要。现有档案管理人员不能满足档案管理系统开发与应用维护现实需要。第三,档案管理人员的考核管理不足,不能有效指出档案管理人员的改进空间,档案管理人员晋升空间不足,在职称评定与工资晋级方面明显落后于业务干部,因此影响档案管理工作人员的积极性。
  2 事业单位档案管理工作的基本原则
  1)从事业单位实际出发原则。当前加强事业单位档案管理工作的改革,必须从事业单位的实际情况出发,着力围绕着事业单位档案事业发展需要进行改革,形成完善的事业单位档案管理工作体系。首先,事业单位应当有效应对当前的事业单位分类改革形势,着力按照公益类,转企类和行政类事业单位的改革方向确定档案管理工作的基本思路,明确具体的事业单位档案管理方式。其次,事业单位档案管理工作改革要从事业单位的具体业务需求出发,注重完善事业单位档案管理工作体系,明确事业单位档案管理业务特征,着力构建与收集业务数据体系相适应的档案管理工作体系。第三,完善内部运行工作体系,有效降低档案管理工作的成本,全面提高档案管理工作效率,解决当前事业单位管理工作存在的实际问题。

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  2)面向信息化发展方向原则。加强事业单位档案管理工作水平,应当面向档案管理工作的未来发展方向,从传统的档案管理理念向着信息检索技术方向发展,要切实从提高档案管理使用智能化的方向加强档案管理工作。首先,突出事业单位档案管理的公益属性,着力围绕着事业单位档案资源是社会宝贵财务的特点,不断提高事业单位档案的开放性,注重应用开放性的思维努力构建事业单位服务社会大众的开放服务系统。其次,加强数据的实时互动传输,全面实现档案管理系统与事业单位办公自动化系统的深入联系,全面加强数据信息的收集工作。第三,形成完善的档案管理工作机制,注重形成全兼职配合的档案管理工作体系,促进信息化档案管理制度形成。
  3 事业单位档案管理工作的有效策略
  1)完善事业单位档案管理制度。为了做好事业单位的档案管理水平,实现事业单位档案管理工作质量的快速提升,应当加强事业单位档案管理工作制度建设,着力提高对档案管理重视程度。首先,运用制度化的要求,有效明确上级有关事业单位档案管理工作任务要求,提出事业单位档案管理工作的先进理念,在上级文件要求下制定本单位档案管理工作方案。其次,形成完善的责任制度体系,加强事业单位档案管理工作责任制度的建设工作,要安排专职人员进行档案管理工作,提高領导对档案管理工作的重视程度,有效解决档案管理责任不落实的问题。第三,形成标准化的档案管理流程文件与操作细责要求,提高档案管理工作的标准化与制度化水平,解决档案管理工作中的实际问题,达到全面提高档案管理水平目标。
  2)提升档案管理信息化水平。信息化是档案管理工作的趋势,当前应当从大数据的前沿需求着眼,完善做好事业单位档案管理事业的发展规划,全面加强对事业单位档案管理信息化工作水平的提升。首先,开发符合各系统档案管理需求的行政事业单位共享的档案运行体系,切实把基层事业单位纳入到广泛的大型档案管理系统当中,着力有上级部门融合开发完善的档案管理系统。其次,提高事业单位档案智能化上网水平,进一步加强事业单位档案资源的网络化,注重找出事业单位档案管理信息化的改进拓展空间。第三,全面提升事业单位档案管理信息系统的硬件建设水平,完善阶梯式的发展思路,能够以小步快走的方式加快事业单位档案管理硬件的建设。第四,找出档案管理信息化的安全漏洞,全面加强信息化环境下的档案管理安全问题,着力从安全角度加强硬件设施设备的配备工作。
  3)加强档案管理人才的建设。只有提高事业单位档案管理人才的水平,才能解决事业单位档案管理工作中的实际问题,全面提高档案管理工作有效性。首先,加强专业档案管理人才的配置工作,着力利用事业单位公开招聘与特殊人才引进的方式引进高端的档案管理人才,并且加强事业单位档案管理人员的待遇。其次,加强对现有专兼职档案管理人员进行培训,创新使用网络化、讲座、脱岗学习等培训方式,完善档案管理人才的发展培训计划,着力提高现有档案管理人员的知识能力。第三,加强档案理人员的业务技能考核评价,形成完善的绩效考评体系,从专业角度加强对档案管理人员的管理考评,找出档案管理人员改进的空间和发展目标,促进档案管理人员不断进行自我完善,从而为实现创新性的档案事业发展贡献力量。
  4 结论
  加强事业单位档案管理改革,必须完善事业单位档案管理工作体系,发挥现有档案管理人员的作用,强化档案管理工作的信息化水平,解决档案管理中的实际问题,在现有条件下促进事业单位档案管理快速发展。
  参考文献
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  [2]杨艳秋.浅谈事业单位档案管理中存在的问题及对策[J].城市建设理论研究:电子版,2013(31).
  [3]温双缓.提升事业单位档案管理信息化建设水平的路径探索[J].办公室业务,2013(6):134一137.
  [4]周奕.企事业单位档案管理人员教育培训新途径探析[J].城市建设理论研究:电子版,2016.

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