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事业单位档案管理的现代化方式探析

作者:郑海芳

  摘 要:提高事业单位档案档案管理有效性,应当创新档案管理工作方式,完善档案管理体系,优化档案资源的配置,基于大数据与云技术创新档案管理方式方法,从而有效解决事业单位档案管理的具体问题和弊端。

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  关键词:事业单位;档案管理;现代化
  事业单位应当优化档案管理思路,融入新型档案管理元素,完善档案管理工作体系,达到全面提高档案管理质量,解决现实档案管理问题的目标。
  1 事业单位档案管理现代化方式
  1)标准化库房。提高事业单位档案管理的有效性,促进事业单位档案管理向现代化方向快速发展,还要在信息化的背景下建设完善的事业单位档案管理物理空间。建设标准化的事业单位档案库房对于提高档案管理安全性和有效性有重要的價值。当前事业单位可以利用现代化的信息技术手段与网络系统组建高质量的档案管理库房,切实借助电子传感器技术对档案库房环境进行全面跟踪调节,这样更有助于优化档案的存储环境,满足档案的安全保存需要。在档案库房还可以引进大量的数字化设施设备,在专业环境下开展档案修复与电子扫描工作,加快原始纸制档案的数字化进程,形成集影音、图像于一体的数字化档案处理体系,这样可以进一步提高事业单位档案的数字化进程,为后期利用档案做好准备。
  2)档案市场化。事业单位为了顺应社会的发展需要,实现共享化的档案管理工作体系,需要提高事业单位档案管理的市场意识,强调融合事业单位档案管理工作的发展机制,注重优化信息资源的供给路径,强调完善档案管理标准的同时,进一步运用市场化的方式扩大事业单位档案的收集范围,提高事业单位档案管理的综合性。具体可以由事业单位权外包服务的方式与专业档案企业合作,有效拓展事业单位收集数据信息的空间,进而为科研、医疗、教育、文化类事业事业单位提供丰富的行业数据信息,满足事业单位全面服务社会的需要,达到促进事业单位发展目标。采用市场化的档案资源供给机制,是新形势下事业单位档案管理事业发展的重要趋势,也是弥补当下事业单位档案管理不足的重要手段。
  3)辅助业务管理。事业单位涉及的档案信息资源不断增多,事业单位发展过程中涉及大量公众需要的信息,传统的档案管理方式与机制已经不满足事业单位社会化档案应用的需要,因此需要采用现代化的管理手段创新事业单位档案管理机制,注重运用辅助性的管控系统达到优化档案管理体系的目标。强调在满足复杂性、多样性、个性化需要的基础上更好的发挥事业单位档案的应用价值。因此,事业单位在完成基本的档案制作、存储业务的基础上,还要进一步向数据开发的方向发展,注重提供多种辅助性的档案业务,这样才能满足社会广泛的档案需要,全面挖掘事业单位的档案价值,更好的体现出事业单位档案管理工作的优势和地位。

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  2)档案市场化。事业单位为了顺应社会的发展需要,实现共享化的档案管理工作体系,需要提高事业单位档案管理的市场意识,强调融合事业单位档案管理工作的发展机制,注重优化信息资源的供给路径,强调完善档案管理标准的同时,进一步运用市场化的方式扩大事业单位档案的收集范围,提高事业单位档案管理的综合性。具体可以由事业单位权外包服务的方式与专业档案企业合作,有效拓展事业单位收集数据信息的空间,进而为科研、医疗、教育、文化类事业事业单位提供丰富的行业数据信息,满足事业单位全面服务社会的需要,达到促进事业单位发展目标。采用市场化的档案资源供给机制,是新形势下事业单位档案管理事业发展的重要趋势,也是弥补当下事业单位档案管理不足的重要手段。
  3)辅助业务管理。事业单位涉及的档案信息资源不断增多,事业单位发展过程中涉及大量公众需要的信息,传统的档案管理方式与机制已经不满足事业单位社会化档案应用的需要,因此需要采用现代化的管理手段创新事业单位档案管理机制,注重运用辅助性的管控系统达到优化档案管理体系的目标。强调在满足复杂性、多样性、个性化需要的基础上更好的发挥事业单位档案的应用价值。因此,事业单位在完成基本的档案制作、存储业务的基础上,还要进一步向数据开发的方向发展,注重提供多种辅助性的档案业务,这样才能满足社会广泛的档案需要,全面挖掘事业单位的档案价值,更好的体现出事业单位档案管理工作的优势和地位。
  4)存储技术更新。随着事业单位档案管理工作重视程度的不断提高,加强事业单位档案数据库的建设日益重要。更新事业单位档案管理的存储技术处于事业单位档案管理的核心地位。因此,当代事业单位档案管理改革的普遍趋势是在大数据与去存储技术的支撑下探索高效和高质量的档案数据存储方式,强调构建网络化的数据库,注重对传统的文字、音频与图像信息进行结构化的存储,注重优化数据库结构,并且强化落实数据存储管理制度,真正的在技术层面符合数据检索的需要,为数据信息共享奠定必要的基础,从而更好的发挥事业单位现有档案资源的应用价值。
  5)数据信息共享。数据信息共享是事业单位档案管理的终极目标,也是当前社会对事业单位档案管理工作提出的具体要求。在事业单位档案管理工作中应当探讨有效的共享方式方法。首先,应当从事业单位的实际情况出发建立档案管理网络体系,强调事业单位档案管理的可持续发展,注重从传统的结构型档案管理向网络化档案管理的方向发展,切实提高档案管理工作效率与信息化工作水平,在确保档案资源安全的基础上更好的发挥档案服务价值。其次,注重档案信息化供给途径与现代社会的移动化数据服务契合,更好的提高档案数据的推送服务效率,有效满足社会的个性化档案资源应用需要,并且达到智慧化档案服务的工作目标。

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  2 事业单位档案管理方式的问题
  1)缺乏现代化制度。在现代信息化的背景下事业单位档案管理工作还缺乏先进工作理念,没能基于事业单位档案管理的现状与未来发展需要订立有效的档案管理工作制度。首先,事业单位档案管理缺乏完善的编码体系与系统化的管理制度,事业单位档案管理对细节处置不足,档案管理未能与未来发展相契合,基层事业单位档案管理缺乏综合性的管理制度与专门性的操作标准。其次,事业档案管理的配合性不足,事业单位未能基于科学的档案管理制度建立综合性的管理体系,档案管理过程中没能体现各部门的配合作用,导致事业单位档案管理运行不足,专职管理部门不满足基层的档案应用需要,基层部门未能有效的肩负起档案数据信息的校对责任,在整体上影响档案管理工作质量,降低了档案管理效率。
  2)检索应用率较低。目前事业单位档案的检索应用率较低,事业单位现有的档案资源并未能发挥出辅助作用,档案资源的价值体现的不明显。不少基层事业单位都未能配备专业的档案检索计算机,在档案使用的过程中存在较大的风险性。还有的档案管理检索效率较低,事业单位现有的档案系统的漏洞较多,软件版本过低,未能开展专业的档案管理检索智能化系统,档案管理检索的有效性、智慧化、个性化水平较低。事业单位档案管理人员与领导对档案重视不足,相关技术更新不到位,导致档案资源的应用效率较低,事业单位档案没能发挥在公益事业建设中的应有作用。
  3 事业单位档案管理现代化措施
  1)更新管理理念。事业单位档案管理实现现代化目标应当更新管理理念,丰富档案管理操作方法,在传统档案管理方法的基础上进行有效更新,从而达到简化档案管理方式,降低档案管理工作成本,提高档案管理工作主动性。首先,应当加强监督管理机制建设,注重由专业机构指导事业单位开展档案管理工作,切实加强对事业单位档案管理业务工作的外部监督和指导。其次,明确事业单位档案管理的目标,做到事业单位档案管理的与时俱进,切实根据现实档案管理需要引进专业的档案管理技术,持续性进行档案管理设备更新,满足新时期档案管理工作的新需要。
  2)优化标准化措施。事业单位档案管理应当在有限的条件下推行标准化管理,做到基于现有的设施设备开展标准化档案建设工作。事业单位的档案种类繁多,档案管理工作较为复杂,档案数量日益增加,只有采用标准化的管理方式才能降低档案工作成本,提高档案管理质量。
  3)提高人员素质。做好事业单位档案管理工作,还要提高档案管理人员素质,明确档案管理工作思路,注重改进传统的档案管理方式,达到高质量的开展档案管理目标。首先,应当加强对档案管理人员现代档案操作技术的培养,帮助档案管理人员掌握现代化档案管理方式。其次,加强对档案管理人员的专题培训,提高档案管理的综合素养,能够运用灵活的方式提高档案管理人员的创新能力,达到高质量和全方位开展档案管理工作目标。
  4 结论
  做好事业单位档案管理工作,应当形成完善的档案管理工作体系,引进先进的档案管理理念,基于现代档案事业的发展大趋势促进事业单位档案管理改革,在引进新技术的基础上,实现档案事业快速发展。
  参考文献
  [1]王丽.事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].现代经济信息,2017,38(30):73.
  [2]王瑞军.事业单位档案管理中现代化方式的利用[J].新商务周刊,2017,6(6):133-134.
  [3]陈玥彤.事业单位档案管理中现代化方式的利用浅谈[J].办公室业务,2017,26(24):119-120.

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