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档案管理过程中的主要问题及对策措施

作者:徐舟

  摘 要:当代企业的运行发展过程中档案管理显得尤为重要,档案管理可以帮助企业更好的开展基础工作,科学化的档案管理能够让企业发挥档案应有的价值,促进企业良性发展。随着社会的发展,越来越多的企业开始注重档案管理工作,但对于企业来说其缺乏对于档案管理的正确处理方法,无法发挥档案管理的重要价值。本文将对这些问题进行研究,探究档案信息对于企业发展的重要作用。

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  关键词:档案管理;信息处理
  1 引言
  在企业的发展过程中,企业的经营管理者逐渐意识到档案信息的重要性,现代化的档案管理方式成为当前企业管理中的重要工作。档案信息对于企业发展的重要意义在于,为企业的经营发展提供相应的历史经验和决策建议,基于档案信息企业的管理者可以得到相关的前瞻性发展建议。对于部分行业来说,对于档案信息的重视程度不足,档案管理工作并不到位,在对档案的处理上存在一定的欠缺,没有完善的管理方法。
  2 档案管理过程中的主要问题
  对档案重视性认识不足。档案信息对国家和社会的发展来说有着十分重要的意义,缺乏足够的认识程度,成为当前阻碍档案管理科学发展的重要原因之一。部分从业人员对档案信息也没有足够的认识,对于工作没有足够的认同感,正是由于这样的观点存在,才导致档案管理工作无法正常进行,工作人员工作热情不高,工作态度不积极,导致档案管理工作效率低下,档案管理工作发生缺失的现象时有发生,没有做到足够的尊重和保护档案信息也无法发挥档案的正确价值。
  档案管理工作人员素质不高。一个行业要想取得发展和进步,就离不开专业化的人才培养和人才指导,档案管理工作同样如此,但对于当前的档案管理工作来说,从业人员素质不高,对于职业缺乏足够的认同感,虽然掌握基础的工作流程,但在工作过程中无法掌握和学习先进的档案管理技术,无法将计算机等新技术应用到档案管理工作中来,传统的工作模式和工作态度,不利于档案管理工作效率的提升。從业人员对计算机等技术的排斥,阻碍了档案管理工作信息化程度的发展不利于行业的发展和进步。对于当前的行业发展来说,需要培养出一批,能够掌握档案管理相关知识又热爱计算机技术的复合型人才,在相关人员的培训和指导下档案管理工作才能够取得良性的发展。

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  对档案重视性认识不足。档案信息对国家和社会的发展来说有着十分重要的意义,缺乏足够的认识程度,成为当前阻碍档案管理科学发展的重要原因之一。部分从业人员对档案信息也没有足够的认识,对于工作没有足够的认同感,正是由于这样的观点存在,才导致档案管理工作无法正常进行,工作人员工作热情不高,工作态度不积极,导致档案管理工作效率低下,档案管理工作发生缺失的现象时有发生,没有做到足够的尊重和保护档案信息也无法发挥档案的正确价值。
  档案管理工作人员素质不高。一个行业要想取得发展和进步,就离不开专业化的人才培养和人才指导,档案管理工作同样如此,但对于当前的档案管理工作来说,从业人员素质不高,对于职业缺乏足够的认同感,虽然掌握基础的工作流程,但在工作过程中无法掌握和学习先进的档案管理技术,无法将计算机等新技术应用到档案管理工作中来,传统的工作模式和工作态度,不利于档案管理工作效率的提升。從业人员对计算机等技术的排斥,阻碍了档案管理工作信息化程度的发展不利于行业的发展和进步。对于当前的行业发展来说,需要培养出一批,能够掌握档案管理相关知识又热爱计算机技术的复合型人才,在相关人员的培训和指导下档案管理工作才能够取得良性的发展。
  档案管理信息化应用不够科学。档案管理是一项复杂又繁琐的工作,同传统行业相比,档案管理的工作量较大涉及到了企业资源管理和信息处理的多方面内容,由于处理的信息较多,传统的工作模式不利于进行登记和保管,在信息收集上也容易出现偏差。如果采用纸质记录的方法不利于对档案资料进行空间保存,在今后进行信息提取时,也会造成一定的困扰,,正是基于这样的情况档案管理信息化工作迫在眉睫。
  3 解决档案管理工作中问题的对策措施

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  加强对档案的管理认识。从业人员需要加强对档案管理的重视程度,认识和了解到档案信息对于企业发展和社会进步的重要价值和意义,严格按照相应的规定要求和程序来进行档案管理工作,对于工作内容进行监管和监督。要加强企业员工对于档案管理工作的认识,需要定期向员工进行相关的技术和培训,由上而下的对其员工进行指导,强化式的培训和教育能够让员工充分理解到档案信息的重要价值和意义,使得档案管理工作规范化,标准化和具体化,符合现代化的经济发展要求。
  创新档案管理手段。在档案管理的过程中,档案转接和涉密档案的管理最为重要。作为从业人员,应当加强对这两方面工作的重视和改进,当管理工作同一般的工作不同,有着一定的延续性,在进行档案的交接和转移过程中需要确保及时性和信息传递的准确性,企业在管理过程中,可以对转接工作进行相关的规定和安排,严格执行相关的档案管理工作和保护制度,档案管理工作应当严格按照制度进行要求由领导人审批,做好签字和登记。
  推进档案管理信息化建设。档案管理工作的信息化建设发展,需要足够的人才支撑和技术培养。这就需要相关的从业人员,从心底里重视这一份工作,不断根据市场发展的需求对当前的行业发展进行相应的改变和调整,及时掌握先进的档案管理知识和资料,推动档案管理的信息化发展和建设,对档案信息进行有机的整合。信息化的档案管理模式,能够帮助企业更好的对信息进行管理,对档案信息的登记和提取过程进行优化,方便企业及时的录入信息和提取相关内容,信息资料的整合也要根据不同企业和社会组织的具体内容进行调整,根据其发展目标的不同制定相关的管理程序和系统,方便相关人员进行信息的提取。
  推动档案管理方式的创新。持续不断的经费投入和发展创新是档案管理能够健康运营的基础和关键,对于企业和社会组织来说,档案库内有着丰富的信息资源,能够对社会的发展和企业的进步有着决定性的影响。对于不同的管理人员来说,不同的档案信息有着不同的使用需求,这就导致相关人员无法及时的从档案库中获取想要的信息,使得档案管理工作效率低下,无法及时发挥重要作用。为了解决相关的效率问题,提高档案管理工作的使用率,需要不断充实相关的档案信息,根据客户使用需求的不同针对性的对档案信息进行调整,不断对管理程序和系统进行优化为客户和管理者提供更加准确的信息内容。
  4 结语
  档案管理工作想要取得相应的发展,就需要从思想意识上提升,对档案信息的重视程度,了解档案信息对于企业和社会发展的重要价值和意义,落实相关的政策和规章管理制度,加强管理人员的社会责任感和责任心,提高综合能力和素质并且制定相应的防范措施,为人们提供更加优质的档案管理服务。
  参考文献
  [1]韦东义,崔洪智.档案管理过程中的主要问题及对策措施[J].人力资源管理,2018(1):210-211.
  [2]陈启蕴,孙欣南.浅析内部审计档案管理中的问题及对策[J].中国外资,2013(20):309-309.
  [3]张凯丽.档案信息化建设过程中的主要问题及对策[J].办公室业务,2017(1):53-53.
  [4]王微.我国档案信息化过程中的主要问题及对策[J].科学中国人,2016(6).
  作者简介
  徐舟(1991-),男,汉族,湖北宜昌,助理馆员,大学本科,研究方向:档案。

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