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事业单位人事档案信息化管理问题及对策分析

作者:吴志华

  摘 要:人事档案管理是事业单位管理的重要组成部分。在当今信息时代,信息技术水平不高,管理效率低下。这就要求事业单位更加重视信息技术,大力运用各种信息技术手段,提高档案利用率。

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  关键词:事业单位;人事档案;信息化;管理问题
  人事档案数据信息管理是人力资源合理优化配置的重要凭证,是事业单位管理不可缺少的组成部分。对于事业单位来说,加强人事档案管理,可以极大地促进事业单位人事档案数据的不断更新,有效地改善事业单位的工作模式,提高工作效率,促进事业单位的发展。加强人事档案的审计、整理和管理,是一项重大的政策工作,关系到广大干部职工的前途命运和切身利益。
  1 信息技术的作用
  人事档案是个人管理的重要凭证,是开展各项工作的基础。在检查和确定干部、选拔优秀人才、加强事业单位干部队伍建设、促进生产、监督和党政管理发展等方面发挥着重要作用。利用现代计算机网络通信技术在档案信息计算机检索系统中的应用,实现了档案信息检索模式由离线检索和在线检索向智能检索和网络检索的转变,实现了档案信息的传输网络。另外,通过对计算机的管理,人事档案可以对档案信息资源进行分类、提取、分析和处理,直接提高档案工作的效率。与传统档案相比,数字档案更易于保存、查询和修改,可以通过网络快速传输,提高了档案的利用率,降低了档案管理的成本。
  只有通过档案信息化的建设和工作效率的提高,档案管理者才能从复杂的手工操作中解放出来,推动档案工作由传统管理模式向现代管理模式的转变,充分发挥档案信息资源的价值。通过信息平台开展的工作是实现档案合理配置和科学管理,为社会提供高效优质服务的重要手段。
  2 事业单位人事档案信息化建设存在的问题

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  只有通过档案信息化的建设和工作效率的提高,档案管理者才能从复杂的手工操作中解放出来,推动档案工作由传统管理模式向现代管理模式的转变,充分发挥档案信息资源的价值。通过信息平台开展的工作是实现档案合理配置和科学管理,为社会提供高效优质服务的重要手段。
  2 事业单位人事档案信息化建设存在的问题
  2.1 缺乏软硬件基础设施
  由于不同地区、不同部门对人事档案信息化的要求不同,大多数事业单位都是独立开发人事档案管理软件,这导致了软件互操作性的失效,影响了一般规范管理软件的开发。然而,事业单位人事档案信息管理需要计算机、影印件、扫描仪、打印机等设备不完善,给人事档案信息管理带来了障碍。

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  2.2 人事档案信息化建设资金短缺
  为了提高档案建设的信息化程度,事业单位首先要完善信息化建设的基础设施,建立专门的仓库。由于事业单位的重点是获取更多的经济效益,档案管理部门的投资也集中在档案的建设和发展上。然而,信息管理所需的先进基础设施和专业软件系统投入不足,影响了信息建设的进程。在一些偏远地区,事业单位人事档案存储条件差,硬件设备相对落后,工作场所狭窄,有的单位甚至将人事档案与办公室合并。由于资金不足,档案信息化进程十分缓慢。
  2.3 人事档案管理分散
  长期以来,事业单位人事档案管理体制不完善。有的人事档案由组织部门管理,有的由人事部门管理,有专门档案的由档案部门管理。在事业单位中,组织部门和人事部门的工作侧重于组织建设和人员建设,而人事档案建设的工作还没有放在核心位置。在档案部门,人事档案被认为是组织部门和人事部门研究的对象,但并没有受到重视。因此,由于管理制度的不完善,人事档案已成为部门之外的一个附属部分。对人事档案的管理难以给予足够的重视,也没有进行过探索。
  2.4 人事档案不能充分利用
  事业单位人事档案管理的目的是为人事部门提供人事信息,对人才的现状进行研究和分析,从而充分发挥人才的价值。同时,还可以提高员工的积极性,使人事档案管理具有成本效益和社会效益,充分發挥管理的价值。传统的纸质档案管理是将人员的基本情况记录下来,然后放在档案柜中保存,不需要长时间查阅。事业单位只有调动人员或者提升职称,才能移交档案,不能充分利用。
  2.5 管理人员的水平不高
  目前,一些事业单位人事档案管理人员还没有对档案管理进行研究,只能从感性的角度来理解档案管理。随着人事档案信息化建设的进行,这些人员的岗位需求无法满足,缺乏相关的信息档案管理知识。随着信息技术的不断发展,事业单位人事档案管理需要能够熟练使用计算机、具有较高档案管理水平的人才。
  3 人事档案信息化管理对策
  3.1 对信息化管理提高重视
  事业单位领导要重视思想观念,支持人事档案管理信息化。人事档案如实记录事业单位员工的基本个人信息、工作经历和社会活动,能够反映其综合素质和业务能力,有利于事业单位人才的选拔。在人事档案管理信息化建设中,对技术要求很高。要提高档案管理的效率,充分发挥档案的价值,必须引起各方的重视,确保信息技术在人事档案管理中的有效应用。
  3.2 加大档案信息化建设资金投入
  档案信息化建设的前提是完善基础设施,因此机构需要投入资金完善基础设施,确保档案信息化建设的进程。档案信息管理是事业单位适应时代发展的必然选择,是档案管理者实现人事档案信息管理的重要任务。一是按照档案仓库管理“八防”要求,合理配置事业单位人事档案仓库,配备防火、防盗、空调、灭火设备、温湿度测试仪等设施。其次,配置信息管理仪器,如高配置计算机、打印机、燃烧器、数码相机、扫描仪等技术设备。加大对人才档案员培训的投入,对员工进行专业培训和指导。
  3.3 加强完善人事档案信息化管理
  事业单位人事档案信息化管理是以互联网和多媒体技术为基础,坚持档案管理的标准,不断更新和升级原有的数据库和管理软件,以提高人事档案的管理水平。档案管理者应建立技术含量高、使用方便、使用方便的电子档案管理系统,实现人事档案资源的统一管理。实现人事档案管理的自动化和信息化公共机构可以提高档案管理的效率,延长档案的寿命,相关领导的决策提供重要的依据,生产和达到高度的统一,在公共机构管理和操作活动。
  3.4 提高人事档案管理人员的综合素质
  事业单位人事档案信息化建设对档案工作者的专业技能提出了更高的要求。档案管理者不仅要学习档案管理的相关知识,还要学习计算机的使用知识。在人事档案的信息管理中,管理者的任务十分繁重。因此,有必要开展职业道德教育和思想素质教育,提高大学生的责任感和政治觉悟。对档案管理人员进行专业技能培训,使其能够熟练使用计算机管理软件,提高综合分析和写作能力。将档案管理人员培养成既掌握档案管理技能,又能熟练使用计算机的复合型档案管理人员。
  3.5 完善管理人员的专业素质
  虽然技术进步在信息环境建设中起着至关重要的作用,但人仍然是决定性的因素。电子环境下档案工作者素质的提高和工作意识的培养是档案信息化的关键,这就需要培养一支专业的干部队伍。随着信息时代的到来,每个文件工人在服务质量提出了更高的要求,管理人员应加强专业知识,扩大他们的知识和提高写作能力,综合分析能力,并加强知识管理知识和计算机软件文件学习,努力成为掌握现代信息管理技术。熟悉档案管理业务知识,具有知识型人才的双重结构,熟悉计算机管理技术。此外,由于人事档案工作中承担重要的责任档案建设和管理,因此也继续加强档案管理人员和政治思想和职业道德教育,使他们有很高的政治和意识形态的意识,强烈的政治责任感和政治敏锐性和政治洞察力。
  4 结束语
  事业单位人事档案信息管理适应了当前社会的新形势。科学改进档案管理方式,可以使档案管理职能发挥更大的作用。实现档案管理信息化,提高档案管理工作水平,进一步实现人事档案管理的根本性改革,为档案管理提供了巨大的发展前景。
  参考文献
  [1]项耿政.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化[J].信息与电脑(理论版),2018(21):17-18.

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