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事业单位档案管理工作的优化路径略谈

作者:刘招容

  摘 要:事业单位在我国的政体中具有举足轻重的地位,是中国共产党优秀的组织群体,而事业单位档案管理,对于中国共产党的人才选择和培养,都发挥着不可替代的作用,在我国的人事制度当中作为基石。但是,伴随着时代的快速进行,人事制度改革,目前所实施的档案管理制度没有跟上发展的步伐,无法很好地适应社会进步。本文就此问题展开分析讨论,指出当前我国事业单位档案管理工作中现存的主要问题,并以此为基础提出相应的优化发展策略,希望能够给相关的工作人员提供一些参考和建议。

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  关键词:事业单位;档案管理;问题分析;优化路径
  在当前这个新的历史时期,我国经济发展速度与日俱增,与此同时我国的经济体制改革工作也在不断深入。当前的经济大环境可谓各行各业你追我赶、与时俱进,因此,作为事业单位各项工作中一项重点——档案管理工作也势必要跟上时代步伐,积极地进行改革创新。事业单位的工作,与档案息息相关,因此优秀的档案管理工作对于事业单位来说,意义重大。但是,现阶段我国事业单位的档案管理工作还存在较多的问题,很多管理理念和方法缺乏科学的依据,信息技术的应用也非常不足,这个同档案管理重视不足有很大的联系,相关人员意识浅薄,没有正确意识到档案管理的重要意义。当前,我国事业单位的档案管理工作大都不够科学,鉴于此,本文就在此对存在的问题进行简析,并据此阐述了相应的对相关工作予以优化的方法与对策。
  1 我国事业单位档案管理工作现存的主要问题分析
  1.1 相关法律法规内容滞后
  自实行市场经济以来,我国市场经济不断发展,速度也越来越快,促使我国社会分工呈现出更加专业化、精细化的特点,事业单位也面临着转型问题。尽管在部分单位和部门当中,已经开始引入了电子档案这个概念,但是这些都是零散地、不统一地,没有科学的制度支持,这样的发展是不协调、不合理的,难以形成系统、有效的管理模式;另外,我国的《档案法》和《条例》颁布时间较早,颁布的相关法律条例都是根据上世纪七八十年代的经济条件,在漫长的发展中,逐渐出现不协调、不合适的状况,其中很多条例无法满足现代化档案管理发展的要求。随着社会的快速发展,事业单位的人事变动频繁,档案管理所需的空间也越来越大,尤其是那些大型的机构,档案管理是繁琐、沉重的工作,需要耗费大量的人力物力。近些年来,各个组织为了档案审核达标,都做出了一定调整,但究其实质,都仅仅停留在形式上,对于效率的提升作用微乎其微,甚至还造成一定的浪费。
  1.2 事业单位流动人员档案管理存在立法空白

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  自实行市场经济以来,我国市场经济不断发展,速度也越来越快,促使我国社会分工呈现出更加专业化、精细化的特点,事业单位也面临着转型问题。尽管在部分单位和部门当中,已经开始引入了电子档案这个概念,但是这些都是零散地、不统一地,没有科学的制度支持,这样的发展是不协调、不合理的,难以形成系统、有效的管理模式;另外,我国的《档案法》和《条例》颁布时间较早,颁布的相关法律条例都是根据上世纪七八十年代的经济条件,在漫长的发展中,逐渐出现不协调、不合适的状况,其中很多条例无法满足现代化档案管理发展的要求。随着社会的快速发展,事业单位的人事变动频繁,档案管理所需的空间也越来越大,尤其是那些大型的机构,档案管理是繁琐、沉重的工作,需要耗费大量的人力物力。近些年来,各个组织为了档案审核达标,都做出了一定调整,但究其实质,都仅仅停留在形式上,对于效率的提升作用微乎其微,甚至还造成一定的浪费。
  1.2 事业单位流动人员档案管理存在立法空白
  事业单位能否发挥自己的特色功效,保持经济效益和社会效益持续增长,起决定作用的因素是其职工的核心能力。做好档案管理工作,是帮助有效掌握职工工作能力的重要渠道。但是,在事业单位内容对流动人员进行档案管理时常常存在很多问题,由于流动群体的出现时间较短,这就导致档案的采集、整理与保管尚未形成系统化、专业化的管理机制,而且现阶段法律在这方面还是较为不足的,甚至还存在着一定的立法空白。首先,对于这些人员档案的所有权,法律当中没有明确的规定,这就导致很多员工对于自己的档案不够重视,有的员工甚至不知道自己有档案,还会出现档案丢弃的情况。因此,流动人员的档案归属的确定,对于档案的保存与管理意义重大。流动人员想要查看自身的档案情况,经常会因为没有政策规定而被拒绝,这是不合理的。我国的法规对于流动人员的档案管理存在较大的漏洞,管理机构也不明确。主要的模糊地方在于保管权的归属、管理和审批的资质由谁承担、保管费的收取等等。
  1.3 管理方式粗放且有法不依现象

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  如果缺乏有效的法律执行,那么再多的法律也只是空谈。实现有法可依以后,需要通过严格的执法来保障档案管理办法的推进,而相关人员应当研究执法上存在的漏洞,规范执法条例和程序,这项工作是现阶段工作的重中之重。
  事业单位的工作人员,在进行档案管理的时候,依据相关的法律规定,貫彻文件传达的精神,使其在机构设置、人员安排、管理安排等方面都实现了较好的发展,为人才的选拔与培养做出了巨大的贡献,同时也促进为党输送新鲜血液,发挥着不可磨灭的作用。但是,现阶段,由于认知上的不完善,导致执法上还有所欠缺,部分事业单位的档案管理设施、设备不够完善,人员的整体素质有待提高,管理办法有待改进,在相关的程序上还存在漏洞。
  2 事业单位档案管理的优化路径探讨
  2.1 全面发展,加强管理
  用人制度下,流动人员对于基层事业单位也发挥着巨大的作用,尤其是在一些工作当中,他们甚至发挥着主导作用。对于流动工作者,予以足够的重视,在单位任职期间,保证他们的合法、合理的权益,对他们的诉求,及时进行反馈。与此同时,通过培训和教育等方式,使他们了解到档案的重要性,进而督促他们有效利用和管理好自己的档案。
  2.2 组织重视,保证档案管理人员的数量
  构建专业化的管理队伍,首先要做的便是编制人员,保证人员数量符合需求,同时人尽其用,避免出现随意调动或者职位缺失的情况,保证不同的工作由专门的人负责。在《条例》当中的规定,在安排档案管理人员时,应当依据档案的数量来进行选择和调配合适的人数。随着时代的进步,档案管理也经过数次修改和调整,但是实际上,档案管理依旧需要大量的工作人员,缺乏明确的人员安排,只会导致档案管理工作流于形式,导致出现严重的问题。档案管理人员也不能兼职,如果能够随意调动兼职,那么也会严重影响工作,很容易因为思想懈怠导致出现失误。
  2.3 增加专门法规,推进档案信息化建设
  档案信息在录入到系统当中以后,便能够随时被调用,节省人力物力,同时也简化操作,同时也能够在一定范围内实现信息共享,这样不同区域的工作人员也能够快捷地获取所需的资料。信息化的构建,能够大幅提升档案管理工作的效率,有效降低人工操作引起的失误,将档案管理工作从传统的体力工作彻底转变为脑力劳动。现阶段,我国在立法层面上有所不足,同时信息化发展未能在各单位、各机构之间同步,缺乏对应的研究机构,导致信息化进程缓慢。在此建议立法机关能够有针对性的设计相关的法规,保证档案的信息化管理实现顺利。
  3 结语
  综上所述,在当前这个新时期,事业单位档案管理工作面临诸多新的发展机遇,但是我们也应当看到,基于与挑战并存,无论社会怎样发展,由于各项事业和社会制度之间的相互适应、在矛盾存在的同时曲折发展等原因,事业单位的档案管理制度总是会存在些许漏洞。在这项工作的循序渐进不断发展的同时,也出现了各种问题。为了其未来得以发展得更好,我们就必须更加重视并着力解决目前事业单位档案管理工作中的现存问题,要在事业单位各项管理工作中将档案管理放在一个更加重要的位置。目前管理中存在的问题多,主要包括相关法律法规内容滞后,事业单位流动人员档案管理存在立法空白,管理方式粗放且有法不依这三方面的问题,对此我们必须从多方面着手进行优化发展,促使档案管理工作不断完善,以此为基础进一步提高管理的效率与质量,为事业单位未来的健康发展奠基重要的基础。
  参考文献
  [1]吴秀娟.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].管理观察,2013(19):95-95.
  [2]王丽涛.事业单位档案管理存在的问题与建议[J].档案天地,2016(5):41-42.
  [3]邓勇.事业单位档案管理存在的问题[J].经济技术协作信息,2016(15):10-10.
  [4]姜俐.事业单位档案管理存在的问题[J].决策与信息旬刊,2016(5):224-224.

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