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探讨单位档案管理工作中的问题与解决措施

作者:罗志花

  摘 要:农业科研单位重点研究农业科学相关的问题,是我国重要的事业单位之一,其档案管理工作内容涉及农业科技研究活动中形成的各种文字、图表、音像等科技材料,要引入知识管理的理念,加强对农业科研单位档案管理工作中的问题的分析,并思考和探索与农业科研单位相契合的档案管理科学化、规范化措施,更好地提升农业科研单位的档案管理水平。

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  关键词:农业科研;单位;档案管理;问题;措施
  农业科研单位作为我国重要的事业单位之一,涵盖了农业管理经验、科研技术开发推广轨迹、农作物生长规律研究成果、优良品种试验研究等农业科学方面的知识,它们都是极其重要的、不可替代的、具有保存价值的科技档案内容,为了更好地实现科技兴农服务,必须高度重视农业科研单位的档案管理工作,要全面分析单位档案管理工作中存在的问题和不足,探索与其相适宜的档案管理措施和方法,提升农业科研单位档案管理的知识化、科学化水平。
  1 农业科研单位档案管理工作的重要性认识
  在农业科研单位的档案管理工作之中,知识是重要的资源,要充分认识到农业科研单位档案工作的知识性特征,意识到其促进科研实力发展的重要意义和作用。具体表现为以下方面的内容:
  1.1 凭证作用
  农业科研单位档案是在单位科研活动中形成的真实的、原始的资料,具有真实性、客观性,因而也显示出农业科研单位档案资料的可信性、权威性和珍贵性,体现出科研工作项目深入推进的重要凭证,是不可或缺的重要基石。

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  1.1 凭证作用
  农业科研单位档案是在单位科研活动中形成的真实的、原始的资料,具有真实性、客观性,因而也显示出农业科研单位档案资料的可信性、权威性和珍贵性,体现出科研工作项目深入推进的重要凭证,是不可或缺的重要基石。
  1.2 参考借鉴作用
  农业科研单位的档案材料记录了科研工作的足迹和成果,是极其重要的载体,科研工作者可以在参与和借鉴前任者的研究成果的前提下,进行知识的传承和创新,通过参考和借鉴前任者的研究方式、研究结论,可以融入与时代相契合的科研思维和理念,不断生成新的农业科研知识和成果,充分反映和折射出单位科研活动的现状和水平,并对开展新兴科技的研究具有不可小觑的作用。

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  1.3 考核评估依据
  农业科研单位的档案材料内涵丰富的研究理论和成果,反映科研单位的自身实力,也是对农业科研单位进行考核评估的重要依据。当农业科研单位的档案管理工作充分体现出知识性、科学性和现代化的特点时,则可以更好地促进和保障单位科研工作的发展和提升。
  1.4 知识产权保护作用
  档案具有真实、客观和公正性,因而也体现出一定的法律效力,由于它是农业科研单位工作中形成的知识性材料和载体,因而也突显对其的知识产权保护的重要性,要重视对科研档案的管理工作,充分意识到“皮之不存,毛将焉附”的道理,使档案管理突显其保护知识无形资产的价值。
  2 农业科研单位档案管理工作中存在的问题剖析
  2.1 档案管理意识相对薄弱
  在农业科研单位的管理活动之中,对于农业科研档案管理的意识和观念还相对薄弱,一些单位没有将档案管理纳入到管理体系的整体规划之中,也没有将其作为单位考核的范畴之内,缺乏对档案管理工作的重视,认为只要能够不丢失、不泄密就可以了,加之部分档案管理工作人员缺乏足够的责任心和服务意识,没有更好地利用档案进行服务,这就使单位的档案管理工作处于被动应付的状态,导致档案采集、存储、利用等工作存在缺失,降低了档案管理的完整性和真实性水平,致使档案管理与农业科研相脱节的现象。
  2.2 档案采集工作存在缺失
  在农业科研单位的档案管理采集工作之中,由于单位档案管理人员大多是处于兼职的状态,对于科研工作知识和档案采集知识明显存在欠缺,显示出单位档案采集力度不足的问题,通常是采取“坐等服务”的姿态进行档案资料的采集,档案采集管理人员与科技人员之间的联系不够紧密,缺乏协同和配合意识,这就使档案采集管理相对被动,难以及时采集和归档相关的农业科研档案资料,存在档案资料随人而走的情形,给单位造成难以弥补的损失。加之单位档案管理采集归档制度的建设尚未完善,导致一些重要的科研技术信息没有采集归档,降低了单位档案管理的利用效能。
  2.3 缺乏统筹规划和档案管理指导
  由于农业科研单位的档案表现出种类多、内容繁杂的特点,加之缺乏一定的规律性,这就使农业科研单位的管理工作难度加大,加之缺乏对单位档案管理的统筹规划和科学的档案管理指导,致使单位档案的检索和利用受到阻碍,不利于单位科研工作的发展。
  2.4 档案信息化程度不高
  受到意识观念和资金等方面的限制和影响,一些单位的档案信息化建设明显迟滞,部分管理人员认为档案管理工作的科技含量不高,只需要对相关的资料进行收集、整理和保管即可,无须使用现代信息化设备,这就使单位档案管理的信息化水平不高,對于农业科研档案资料的信息化录入、保存、查阅还停留于纸质管理的阶段,难以保证农业科研单位重要档案资料的数字化管理和利用。
  2.5 档案管理工作人员的素质有待提升
  农业科研单位的档案管理工作人员大多是其他岗位调整或兼职的人员,他们缺乏对档案管理专业知识的深刻认知,档案管理工作的专业性明显不足,加之自身兼任其他岗位的职务,难以抽出更多的时间学习和体会档案管理知识,导致档案管理工作规范性、科学性、知识化不足的现象。同时,部分档案管理人员缺乏农业科技方面的基础性知识,缺乏对农业科研档案材料的准确辨识、分析的能力,这就极大地影响了农业科研材料的深度开发和价值利用。
  3 农业科研单位档案管理工作的解决措施探索
  3.1 全面提升单位档案管理意识和观念
  农业科研单位领导要高度重视档案管理工作,将其作为单位统筹规划和设计的管理内容之一,使之与其他工作建设处于相等的地位,加大对单位档案管理工作的投入,对档案管理工作提供强劲有力的组织支撑。同时,还要通过宣传学习等不同方式,贯彻和学习《档案法》,加强单位全体工作人员的档案意识,要形成主动交资料的意识和习惯,充分认识农业科研档案资料的重要性价值和意义,使之成为单位的公共资产加以收集和保管,而不是个人的私产能够随便带走的资料,必须确保单位档案信息合法、真实、准确、及时和完整,避免人档分离的现象。   3.2 建立健全单位档案管理制度体系
  为了更好地做好农业科研单位的档案管理工作,要规范单位档案管理制度,必须建立和完善单位的档案管理相关制度,如:《单位档案管理制度》、《档案保密制度》、《档案借阅利用制度》、《档案销毁制度》等,要使之成为单位档案管理工作的制度支撑和后盾。同时,还要充分考虑单位的实际情况,对各项档案管理规章制度进行细化,包括档案管理工作流程、档案管理人员设置、档案管理标准等,尤其是涉及农业科研知识产权的档案,要加强规范化管理,切实保护广大农业科技研究人员的自身利益。
  3.3 加强农业科研单位档案信息化管理
  农业科研档案区别于普通的文史资料,它是推进我国农业建设的重要资料和依据,要充分利用各种现代化媒体,使农业科研单位档案向信息化的方向转变。
  1)建构科学高效的档案数据库管理系统。农业科研单位档案管理工作要立足于自身的实际,建构科学高效的档案数据库管理系统,包括农业科研档案的生成时间、主要内容、保密级别、维护要求等,采用纸质档案与数字化档案保存并举的方式,实现对农业科研单位档案资料的扫描、著录、存储和查阅,提升农业科研档案资料的便捷化查询和可控式管理。
  2)确定单位档案管理信息化建设标准。农业科研单位要顺应时代的发展趋势,确定档案管理的信息化建设标准,使数据库类别与农业科研单位信息化管理系统相对接,减少冗余的工作流程,确保单位档案管理的协同高效。
  3)完善信息化档案管理的安全防范体系。要确定单位档案使用和管理的权限,并对档案管理进行安全监控,可以通过档案文件加密、文件防写、网络监控等方式,确保单位档案管理的安全。
  3.4 建构单位档案云管理平台,提升单位档案管理效能
  要充分利用大數据、云计算等平台,对农业科研档案进行高效的存贮和利用,由于现代农业科学研究涉及巨大的试验数据量,试验记录也正向无纸化、电子化的方向发展,为此,要在系统调研的前提下,建构档案云管理平台,进行农业科研档案的归类、检索、共享更好地满足现代农业发展的需求。同时,可以在农业科研单位的档案云管理平台之中,展示单位农业科研的成果,探讨农业科研创新技术,并就农业物联网、供需对接、虚拟技术、创新知识库等方面进行建构,较好地体现农业科研单位档案云管理平台的价值。
  3.5 提升农业科研单位档案管理工作人员的素质
  要重视农业科研单位档案管理工作人员的队伍建设,树立档案管理人员的服务观念、安全观念、创新观念,通过培训和学习等不同方式,增强单位档案管理人员的档案鉴别能力、档案整理能力、档案开发利用能力,并不断提高自己的档案管理信息化管理水平,更好地丰富档案管理工作人员的知识架构,以高度的责任心提高档案管理工作的积极主动性和创造性,为农业科研单位档案管理奠定重要的人员基础。同时,要增强农业科研单位档案管理人员的知识产权管理意识,要充分认识到科研档案信息的无形资产价值,树立知识产权保护观念,在工作中注重知识产权相应的管理工作内容,提升农业科研档案的利用价值。
  综上所述,在信息化发展迅猛的时代背景下,农业科研单位的档案管理工作要转变传统的观念和模式,必须充分认识到单位档案管理的重要性意义,以知识管理、信息管理和科学管理的观念和思想,强化单位档案管理工作,在充分认识自身存在的问题的前提下,完善单位档案管理制度体系,优化和创新单位档案管理的方法和流程,加强单位档案管理的信息化建设,加强对单位知识产权的保护。
  参考文献
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  [5]岳晓历.农业科研单位科技档案管理存在的问题和利用对策[J].河北农业科学,2010(05).
  [6]林丽.浅谈事业单位档案管理现状与优化对策[J].才智,2012(30).
  作者简介
  罗志花(1983-),女,福建龙岩,本科,研究方向:档案管理。

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