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浅谈事业单位档案管理信息化建设的提升策略

作者:马腾

  摘 要:档案管理,在事业单位各项工作开展中,无疑是十分重要的内容,很大程度上关系着事业单位的正常运行。就当前实际情况来讲,为了保障事业单位档案管理工作能够良好符合实际需求,则须进一步加强档案管理信息化建设,以实现档案管理水平地显著提升。鉴于此,本文结合笔者工作实践,对事业单位档案管理信息建设的提升策略,展开了简要探讨,仅供参考。

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  关键词:档案管理;事业单位;信息化;策略
  伴随我国事业单位的不断改革、发展,档案总量也随之出现较大增长。而档案管理作为事业单位内部管理工作的重点内容之一,能否具有良好工作成效,对于事业单位的日常运行及长远发展而言都显得意义重大。而将信息技术融入到档案管理工作中,则可实现档案管理信息化水平地有效提升,既有助于员工工作量的降低,又有助于档案管理工作效率地提升,进而为事业单位管理与决策提供更为可靠的参考依据,帮助事业单位获得更为理想的经济效益与社会效益。
  1 事业单位档案管理信息化建设的优势分析
  通过梳理大量相关的文献资料,再结合笔者个人的实际工作经验认为,档案管理信息化,相较于传统的档案管理模式,主要具有如下三点优势:
  1)有利于档案资料的长久保存。传统档案管理工作中,都是采用纸质档案,此种档案受到环境因素的影响教导,若是所处环境较为潮湿,就可能出现档案发霉的情况,无法实现档案的长久保存[1]。而实现档案管理信息化建设之后,则是把档案资料存储在电子磁盘之中,如此保存形式,既能很大程度节约存储空间,又能避免因环境原因影响而出现丢失档案信息的情况,进而良好保障了档案信息的安全性及完整性,以便长久保存。
  2)有利于档案信息的查询。传统档案管理工作手段单一,且有关程序较为复杂,特别是在查询档案资料的时候,耗时较多。而通过档案管理信息化建设,则能有效改善这一问题,只用将关键字输入到数据库之中,就可将相关档案信息快速找出,且绝不会影响到其它的档案信息,满足事业单位个性化信息需求。

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  1)有利于档案资料的长久保存。传统档案管理工作中,都是采用纸质档案,此种档案受到环境因素的影响教导,若是所处环境较为潮湿,就可能出现档案发霉的情况,无法实现档案的长久保存[1]。而实现档案管理信息化建设之后,则是把档案资料存储在电子磁盘之中,如此保存形式,既能很大程度节约存储空间,又能避免因环境原因影响而出现丢失档案信息的情况,进而良好保障了档案信息的安全性及完整性,以便长久保存。
  2)有利于档案信息的查询。传统档案管理工作手段单一,且有关程序较为复杂,特别是在查询档案资料的时候,耗时较多。而通过档案管理信息化建设,则能有效改善这一问题,只用将关键字输入到数据库之中,就可将相关档案信息快速找出,且绝不会影响到其它的档案信息,满足事业单位个性化信息需求。
  3)有利于改变档案管理途径与方式,进一步拓展档案职能。通过档案管理信息化建设,能够有效转变以往纸质档案中的人工录入方式,把网络平台作为媒介,采用电子录入方式,与此同时,档案的职能也发生了转变,由传统档案的保存与运用,转为信息资源的采集、管理、存储以及服务,进一步拓展了档案职能。
  2 事业单位档案管理信息建设的提升策略

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  事业单位档案管理信息化建设,既是新时期下档案管理工作的实际需求,又与单位的实际效益息息相关。为了有效推动事业单位档案管理信息化建设的稳步进行,笔者认为应做好如下几方面工作:
  1)加强领导干部重视度。在事业单位中,领导干部是否足够重视档案管理工作,很大程度关系着工作的有序开展,以及各方面条件支持。因而,为了促进事业单位档案管理信息化的顺利建设,领导干部须对此项工作给予高度重视,将之作为内部管理重要工作内容进行建设,特别是关于档案保密性方面。首先,应注重从环境上确保档案信息安全,在办公室内选定存放档案的适当位置。其次,则是重视专门人员的配备,并且,做好登记工作,防止外来人员进入。最后,则是注重对档案管理人员的定期考核及培训。
  2)完善档案管理标准和规范。确保事业单位信息化建设的重要前提之一,就是一套规范、统一、科学的标准和规范。因此,为了提升事业单位信息化建设,则应根据现阶段单位档案管理工作的具体情况,着手规范、统一的档案管理工作标准及规范地完善[2]。详细而言,应做好如下两方面:一方面,常言道:“无规矩不成方圆”,在事业单位中,这种规矩就是完善的规章制度,所以,在事业单位信息化建设中,应加快档案管理相关规章制度地完善,要做到这一点,事业单位可对国内外一些企业在档案管理方面的先进经验进行借鉴、汲取,并结合自身情况进行调整。一方面,事业单位还须建立起一套与档案管理制度相匹配的奖惩制度、监管体系,把档案管理信息化的内容,与员工的责任追究、绩效考核及职称评定等相挂钩,如此不仅有利于全面监管档案信息化管理相关工作,还能使档案管理人员的工作积极性、主动性得以良好调动,更为耐心地对待档案管理工作。
  3)加快档案管理信息化软硬件建设。推进档案管理信息化建设的一个重要关键,就是在展开档案管理工作的时候,应考虑行业发展及自身需求情况,着手相应档案管理软件系统地开发,如此,才能够有效使事业单位档案管理工作的水平不断得到提升,才能让档案资料得到科学有效的保存。一是,根据事业单位各项工作具体需求,加快无障碍数据传播、共享信息服务、互联互通的信息系统建立[3]。二是,注重加强综合性服务网络建设,以稳步提升档案管理信息化建设服务水平。三是,对数据信息保护系统开发及升级时刻留意,以不断提高数据档案抵御外界恶意攻击的能力,减少病毒对其带来的威胁及损失,从而使档案资料在网络之中进行安全传递。并且,注意备份档案数据资料,在促进档案数据安全性提升的前提下,确保档案信息服务工作的有序进行。与此同时,在做好相关软件建设的时候,也必须要重视完善保存档案的硬件设备。而要做到这一点,需要事业单位对档案管理硬件设施投入适当的资金,这样才可良好满足现如今档案管理部门硬件设施的要求,提高档案管理工作效率。同时,在日常工作中,应要求档案管理人员对信息设备多加运用,并且注意保养设备,避免由于长时间的使用,而导致信息设备使用寿命下降,进而造成资源的浪费,提高单位成本。
  4)重视档案管理人员培训教育。档案管理人员作为档案信息化建设的直接参与者,若是其职业能力、综合能力不足,将会给事业单位档案信息化建设形成极大影响。故此,为了提高事业单位档案信息化建设效率,提升档案管理工作水平,就须重视开展档案管理人员的培训工作,通过利用定期集体培训、专家讲座、外派等多种培训形式,使之不仅能够全面掌握信息化技术、具有丰富的档案管理知识、熟悉档案业务,还能对“互联网+”时代下,档案管理发展方向有着精确掌握,真正有效提升其综合素质,实现档案管理队伍结构地优化[4]。另外,在做好现有人员培训工作的同时,还应注重对档案管理专业人才以及信息技术专业人才的引进,通过合理、科学地制定培养、引进与流动体系,持续优化事业单位档案管理队伍结构,进而满足当下事业单位档案信息化建设的人才需求,促使信息化建设进程有序进行。
  3 结语
  总而言之,伴随社会的不断发展,以及信息科技日益进步,事业单位档案管理信息化,已然成为一种确保事业单位可持续发展的必然趋势。但是,档案管理信息化建设并非朝夕间就可完成的,其是一项长期性、系统化的工程。对此,事业单位单杆管理人员必须要积极提升自身综合素质,努力学习有关计算机、网络等方面的知识,调整心态,与时俱进,并使事业单位的档案信息得到最大的开发与利用价值,不断為档案管理信息化的实现创造有利条件,以满足事业单位可持续发展的最大需求。
  参考文献
  [1]杨玉莲.事业档案管理存在的问题分析与对策研究[J].赤子(上中旬),2017(2):196.
  [2]罗凤云.事业单位档案管理工作的优化路径[J].信息记录材料,2017(9):45-46.
  [3]陈丽敏.新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J].明日风尚,2017(14):23-24.
  [4]孟凡宏.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].兰台世界,2017(5):16.

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