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机关事业单位文书档案管理探讨

作者:王丹丹

  摘 要:文书档案管理是机关事业单位工作的重要内容,主要从事材料保管、储存与管理,文书工作人员会将资料进行合理整合,这些富有历史文化机制的档案资料是机关事业单位发展里程的见证,也是起运营发展的记录载体,可以帮助工作人员总结工作经验,为其各项工作计划、发展决策的制定提供依据和支持,因此做好机关事业单位文书档案管理工作意义重大。本文就以此为内容进行几点具体分析。

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  关键词:机关事业单位;文书档案管理;策略
  机关事业单位发展的历史资料记录在事业单位文书档案之中,它是事业单位历史发展过程中所留下的珍贵数据,也是众多工作者总结的宝贵工作经验。文书档案包括众多形式,比如:图表、视频等等,这些资料真实反映了事业单位发展情况。做好机关事业单位文书档案管理工作,不仅可以为机关事业单位管理者、领导者提供决策指导,而且还能够帮助单位职工总结经验教学,为单位发展奠定根基。
  1 机关事业单位文书档案管理
  机关事业单位的内部的文书档案管理工作是最为基础的工作,用于平时记录机关事业单位内部员工的个人信息、工作状态以及机关事业单位本身的各种信息,是机关事业单位内部最为详实的记录之一。机关事业单位的领导在进行事件决策时,往往也会参考机关事业单位内部的文书档案。完善的文书档案可以帮助机关事业单位领导做出合理有效的工作计划,提高机关事业单位的行政效率与办事水平。而且机关事业单位详实的文书档案也可以作为我国国家档案的重要补充,并且为新时代下社会主义市场经济的发展变化提供有效的信息服务。
  2 机关事业单位文书档案管理问题
  2.1 文书管理工作缺乏独立性

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  2 机关事业单位文书档案管理问题
  2.1 文书管理工作缺乏独立性
  机关事业单位的文书档案管理工作一直不受重视,由于文书档案管理属于行政工作,工作性质比较被动,文书档案管理工作人员对于工作有敷衍心态,整个机关事业单位对文书档案管理工作都不够重视,使得文书档案管理工作缺乏独立性,仍然依附于办公行政管理部门。但管理工作要具有独立性,在以后的工作中,文书档案管理工作就要更加凸显其重要性。
  2.2 文书档案管理素养有待提高

机关事业单位文书档案管理探讨相关参考属性评定
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  文书档案管理工作人员普遍年龄偏大、专业素养不足、流动性强,对于新生的信息技术,往往不能全面掌握,信息技术操作也不准确。随着经济社会的发展,档案储存管理方式的变化,档案管理的内容也更加的多元化,管理方式更加复杂。由于档案管理工作的疏忽,储存过程没有保证恒温恒湿,或者阳光直射,导致文书档案因为疏于管理而造成损坏现象或者信息数据存储丢失现象。
  2.3 信息化档案管理水平有待提升
  信息化背景下事业单位会计档案管理中受到基础设施不完善、网络安全隐患处理不及时等因素的影响,使得其会计档案管理中的信息化管理水平有待提升。加上某些事业单位在会计档案管理、存放等方面存在一定的问题,也会影响其会计档案实践过程中的管理效果。具体表现为:1)某些事业单位在会计档案信息化管理中由于自身的信息意识薄弱,对功能强大的信息技术利用不充分,使得会计档案信息化管理中所需的系统构建不及时,进而降低其管理工作效率;2)部分事业单位在会计档案管理中未进行有效的整理,且在档案整理中存在着一定的随意性,未给予会计档案科学的存放管理足够的重视,进而引发了会计档案管理问题。
  3 机关事业单位文书档案管理优化对策
  3.1 提高文书档案管理工作的独立性
  机关事业单位文书档案管理工作具有其独特的专业性和独立性,其工作性质决定了它的工作方式有别于其他工作部门。许多机关事业单位将文书档案管理工作归属于行政服务部门,局限了文书档案管理工作的发展空间。文书档案管理因其具有独立性,机关事业单位要提高对文书档案管理工作的重视,文书档案记载了机关事业单位的发展历程。机关事业单位管理部门要创新文书档案管理工作制度,保证工作部门的独立性,调整管理方式,扩大查阅权限,为群众放开查阅资料的权利。文书档案管理工作人员要设置合理的弹性工作时间,并且承担起维护档案的监管工作,促进文书档案管理工作的規范化发展。
  3.2 加强文书档案管理工作人员培训
  新时代背景下,机关事业单位文书档案管理工作已经成为一项综合的技术型工作,随着档案种类与方式的增加,档案文书档案存储方式的改变,使其在管理工作中要使用科学有效的管理方式。文书档案储藏时,要做到恒温恒湿、避光保存,减少对文书档案的消耗,甚至是破损。电子类文书档案,要考虑存储条件和存储设备的质量,尽量减少对电子设备的干扰。加强对档案管理工作人员的培训,提高档案管理工作人员的专业素养。引进文书档案管理工作人才,工作人员进行定期考核。专业的档案管理工作人员进行文书档案管理保存工作,保证文书档案的良好储存,便于文书档案的查阅和检查。
  3.3 强化文书档案管理工作信息化建设
  随着机关事业单位文书档案存储方式的改变,信息技术在文书档案管理工作中占据了越来越重要的作用,机关事业单位许多重要业务都要在网络平台中进行,产生了大量的电子文书档案资料,这些资料的保存需要完备的信息化基础设施。机关事业单位要为文书档案管理工作做好基础设施建设,引入先进的信息技术设施,提高文书档案管理工作的效率。文书档案管理人员要积极努力学习信息化技术,做好信息化革新工作。文书档案管理工作人员要做好重要信息数据的收集和保管工作,利用相关软件对数据进行综合整合,为相关工作人员提供重要的参考数据,及时对信息资料进行获取和存档,促进文书档案管理工作的科学化和系统化,完善文书档案信息化系统。做好文书档案管理工作与其他岗位工作之间的衔接,提高文书档案管理工作的工作效率。健全文书档案管理工作的流程,形成完备的工作程序,避免不必要的资源浪费,提高文书档案管理工作水平。
  3.4 强化数字化会计档案信息安全管理意识
  随着数字化的发展,博物馆应该强化数字化会计档案信息安全管理意识,组织档案管理人员学习会计档案信息安全、保密技术常识,了解安全防范方法,避免因操作失误使数据丢失或删除,避免会计档案信息泄露。同时,还要对会计原始凭证进行数字化收集、处理与备份,以便让整个会计档案管理工作能够形成数字化的规范管理。此外,还要重视完善硬件设施建设,实行规范化管理。会计档案管理是事业单位重要基础性工作,应克服办公经费、办公用房紧张的问题,想法设法加强会计档案管理的硬件建设,力求有专用库房、阅档室,并做到两室分开,专室专用。库房建设要防盗设施齐全,并达到有效预防要求,配备去湿机、空调器、火火器、温度计,及时掌握并调整室内温湿度。
  4 结束语
  机关事业单位文书档案管理,是促进单位资源优化、提高人力资源利用率的关键,在促进机关事业单位稳定发展的前提下,进一步强化文书档案管理力度,可以优化机关事业单位工作环境,为机关事业单位管理者制定各项决策提供支持,促进机关事业单位的良好稳定
  发展。
  参考文献
  [1]高钰莹.机关事业单位文书档案管理探讨[J].办公室业务,2018(21):82.
  [2]许晓霞.机关事业单位文书档案管理强化途径探讨[J].科技展望,2016,26(15):236.
  [3]宋鑫.浅谈加强机关事业单位文书档案管理的途径[J].黑龙江档案,2014(03):166.

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