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档案信息化建设与档案管理的几点思考

作者:王文新

  【摘 要】如今档案信息化建设正处于突飞猛进的阶段,其发展潜力是有目共睹的,但同时,我们也必须清晰地认识到现阶段档案信息化建设中存在的明显的问题和不足,只有解决好这些问题,才能保证档案信息化建设的完整性,不断提高档案管理的水平。以下就目前档案管理中存在的一些问题,进行详细的阐释,提出关于档案信息化建设和档案管理的几点思考,供相关人员参考。

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  【关键词】档案信息化;建设;档案管理;几点思考
  随着科技的进步,我国的社会也已经逐渐由工业化时代进入到了信息数据时代。作为信息的载体,档案中包含很多信息,而传统的纸质档案的模式已经逐渐被社会淘汰。为了在信息化时代能够更好地为生活生产服务,因此我们必须加强档案信息化建设,采取一定的管理措施,不断加快我国的档案信息化建设的脚步。
  一、档案信息化建设的具体内容概述
  (一)服务意识
  档案信息化建设首先需要提高档案管理人员的服务意识。档案的管理是加速社会文化发展的重要动力,档案人员需要具备相应的服务意识,才能够服务于大众,服务社会。档案的信息化建设需要在深度和广度上进行改革,废除传统的单一的管理模式,从而满足档案管理发展的需要。不断加强档案管理人员的专业知识,从理论和实践方面提高档案管理人员的素质,激发档案管理人员的工作动力。
  (二)硬件设施

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  档案信息化建设首先需要提高档案管理人员的服务意识。档案的管理是加速社会文化发展的重要动力,档案人员需要具备相应的服务意识,才能够服务于大众,服务社会。档案的信息化建设需要在深度和广度上进行改革,废除传统的单一的管理模式,从而满足档案管理发展的需要。不断加强档案管理人员的专业知识,从理论和实践方面提高档案管理人员的素质,激发档案管理人员的工作动力。
  (二)硬件设施
  档案管理的信息化建设首先需要从硬件设施进行改革,硬件设施是档案管理工作能够开展的前提要素,如果不能保障硬件设施的质量,档案管理的质量也会受到影响。档案管理的硬件设施包括计算机、存储区域、数据库、局域网等,这些组成了档案管理的支撑平台。
  (三)管理水平

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  档案信息化建设的关键是提高档案管理水平,档案管理水平的提升也是信息化建设的重要内容。在科技信息迅猛发展的今天,档案管理中高新科技出现的越来越多。目前常见的管理模式就是电子化档案管理,电子化档案管理模式使得经济飞速进步,也不断促进档案管理迈向更高的阶层。除此之外,档案的管理水平提高还包括对档案管理内容进行不断地创新扩展,不断丰富档案管理内容,不断提高档案管理的管理水平,对社会的进步起到更好的促进作用。
  二、档案管理信息化的运用现状
  (一)管理员综合素质不高
  目前由于一些单位的档案管理人员对档案的管理工作未进行深入的了解,导致绝大多数的档案管理工作还是按照最传统的方法开展。相比较于专业的档案管理人员,缺乏先进的理论实践知识,较少掌握先进的档案管理方法,未能意识到档案管理信息化建设的重要性。除此之外,部分档案管理人员缺乏对档案管理工作的热情,不思进取,不擅于主动学习先进的档案管理方法。所以,目前的档案管理人员资质不足。
  (二)档案检索效率不高
  虽然档案的检索已经不断趋向自主化,但目前仍有很多单位还是采用的传统的信息检索手段,一般采用效率较低的人工检索手段。人工检索不仅效率较低,而且对于经验丰富的档案管理人员也需要一定的时间才能够正确检索。虽然很多单位在原有的检索方式上不断进行创新,编制出新的检索工具,但在效率上还是无法追赶信息化档案管理模式。
  (三)重视程度不够
  随着互联网的发展进步,不少单位都已引进档案信息化管理模式,但是实际的运行效果却并不是那么理想。最主要的原因是单位的档案管理人员对档案信息化管理的重视程度并不高,不能充分认识到档案管理的便利性和重要性,对于很多档案未能及时进行归档处理,从而导致了信息的遗漏。由于很多单位的档案管理人员不是善于接受新事物的年轻人,思想模式较为陈旧,对档案的管理仍然坚持纸质档,人工操作,不能意识到网络处理的方便和准确,对档案的信息化管理起不到促进作用。
  (四)档案管理信息资源缺乏整合与长远规划
  目前,部分档案管理部门缺乏长久规划,缺乏信息资源整合的意识,不具备科学有效的管理办法,对于档案的信息化建设还停留在基本的目录录入工作,依赖网络和信息化的保管形式,在最近几年未能得到实质性的进展。此外,对于档案的管理信息,未能做到资源整合,导致开发的信息资源未能做到与互联网数据实时共享,档案的管理局面呈现出分散的状态。
  三、档案管理信息化的完善措施
  (一)积极壮大档案信息管理队伍
  档案信息化管理若要发展壮大,需要优秀的专业团队和高水平的管理专业人才,因此,我们需要重视档案信息化管理队伍人员的选拔、培训和考核工作,制定科学合理的竞争筛选机制,培养档案管理人员的责任心和进取心,同时,从专业知识和管理电子文件、档案等方面加大培训的力度,提高管理人员的计算机网络安全意识,不断提高档案信息管理的安全性和完整性。
  (二)优化管理手段
  为确保档案管理工作能够顺利高效的开展,需要不断提高对信息的管理手段。主要体现在:其一,健全管理制度。档案管理制度的制定可以让管理工作有依有据,避免模糊的管理制度降低了管理效率。健全管理规章制度,有利于提高管理效率。其二,改變管理模式。传统的管理模式已经逐渐被社会淘汰,不能满足时代的发展,掌握对已知档案信息进行管理分类,是目前管理方式的重点。
  (三)提高档案管理技术支持与资金保证
  在目前的档案管理信息化建设阶段,对档案管理的技术和资金保证提出了新的要求。需要不断完善档案管理的信息化建设,保证档案管理的稳定发展。不断增强档案管理信息化技术,对档案管理的访问权限进行设置,保证档案管理的安全性。对档案信息化建设进行资金预算,对建设资金进行科学合理的管理。
  (四)提高从业人员的素质
  从业人员的素质决定了行业的水准。在进行档案管理人员的聘用时,需要结合实际工作需要,选择优秀的综合性人才。
  首先,专业对口性,不了解行业的人看来,档案管理工作就是简单的对档案进行分类整理,登记存档。但实际上,随着档案的信息化建设,从业人员在计算机的能力上有了更多的要求,需要从业者能熟练运用网络进行档案的存储、修改、统计等操作,因此从业者最好具有专业对口性。
  其次,适应竞争机制,合适的管理竞争机制能够激发管理人员工作的积极性,为岗位招募合适的从业人才,健全激励机制,具备适应竞争机制的能力。
  再者,学习能力,随着时代的进步,行业也处于更新换代的时代,管理人员只有不断学习,充实自己,才能适应社会的进步,满足档案管理人才的需求。因此具备学习能力对行业的档案管理信息化建设十分重要。
  四、结语
  总之,随着对档案信息化建设的不断完善,现阶段的档案管理方式更加高效,不仅相对于传统的档案管理模式节省了大量的人力、物力,同时也降低了很大经济成本。虽然目前的档案信息化管理的运用尚未达到最理想的状态,但随着网络的发展壮大,档案的信息化管理是不可阻挡的发展趋势,相较于传统的手工检索等方式,档案的信息化管理会更加安全、高效。
  【参考文献】
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  [6]张艳.档案信息化建设与档案管理的几点建议[J].东方企业文化,2015,21:233.

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