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乡镇政府档案管理信息化建设路径分析

作者:哈斯

  【摘 要】在经济快速发展的背景下,掀起了最新一轮的技术革命,导致计算机网络的应用逐渐成为人们生活中的主要工具,使人们的生活方法产生重大的变化,我国很多领域都已经应用信息化。基于此,本文首先介绍了乡镇政府档案管理存在的问题,然后分析了乡镇政府档案管理信息化的必要性,最后提出了乡镇政府档案管理信息化建设的有效措施。

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  【关键词】乡镇政府;档案管理;信息化建设;路径
  乡镇政府的档案管理,是直接关乎到我国基层政府的关键环节,并且和人民群众存在紧密的关联。在一直以来的乡镇档案管理工作中,档案管理工作者归纳出许多档案管理的方式,但是随着信息化的日益普及,这些方式是落后的。因此,对信息化档案管理的方式进行探索,有利于提高乡镇政府档案信息管理的有效性和便捷性,可以为乡镇经济建设和三农提供更好地服务。
  一、乡镇政府档案管理存在的问题
  (一)管理设备及管理方法不先进
  乡镇政府档案内容多且数量大。因此,现如今每个乡镇都配备电脑,但有些乡镇在档案管理中仍旧采用以往的方式,忽略了信息化管理。并且有些政府对“三农”建设具有实效性和指导作用的可研性文件资料是相当少的,缺少层级化和信息化管理的档案管理体系建设。同时,很多乡镇所使用的电脑都是很早配备的,电脑配置相当低,有些复杂化的程度难以运行,电脑经常出现蓝屏或者黑屏的情况,不能确保档案管理软件得以正常使用,也不能安装扫描仪器。这样一来,也就不利于实现档案信息化管理。
  (二)专业的管理人才不足

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  乡镇政府档案内容多且数量大。因此,现如今每个乡镇都配备电脑,但有些乡镇在档案管理中仍旧采用以往的方式,忽略了信息化管理。并且有些政府对“三农”建设具有实效性和指导作用的可研性文件资料是相当少的,缺少层级化和信息化管理的档案管理体系建设。同时,很多乡镇所使用的电脑都是很早配备的,电脑配置相当低,有些复杂化的程度难以运行,电脑经常出现蓝屏或者黑屏的情况,不能确保档案管理软件得以正常使用,也不能安装扫描仪器。这样一来,也就不利于实现档案信息化管理。
  (二)专业的管理人才不足
  现如今,我国乡镇档案管理信息化建设存在的主要难题是专业档案信息化人才的紧缺。档案信息化管理是一项技术和知识相结合的管理活动,这就要求档案管理者不仅要掌握有关的档案管理知识,而且还要具有较高的计算机水平,充分了解使用电脑管理档案信息的方法。但是就当前的情况来分析,乡镇政府以往的档案管理者,对传统的档案管理方法和理论是较为熟悉的,但是对电脑操作是十分陌生的,所以这样极易造成在乡镇政府档案管理信息化建设中,管理者缺乏丰富的经验和先进的技术,从而对整个乡镇政府信息化建设进程产生重要影响。
  (三)檔案管理信息化的时效性较低

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  信息化经验缺乏先进性,也没有正确的技术指导是档案管理工作部门当前面临的最大难题。在信息化建设中,部分档案管理者并没有对信息化的作用有充分的了解,这样也就不难全面发挥信息化的优势。相对于私人单位来说,乡镇政府的工作性质是较为正确和严谨的,其需要对乡镇的所有相关事物进行管理,其数量较大,内容繁琐。而有些档案管理者存在重视保存而忽视利用的情况。[1]很多档案管理者只是将原来的纸质档案全部改成电子档案,缺少规范标准,这样很有可能对档案管理信息化发展造成不利影响。
  二、乡镇政府档案管理信息化的必要性
  (一)与乡镇政府工作特性的要求相符合
  随着社会经济的迅速发展,科技的日益进步,信息技术逐渐成为最重要的内容,而且在普遍应用于乡镇政府档案管理中。就属性来讲,乡镇政府工作具有一定的综合性,而且数量较大、内容复杂,如果采用传统的档案管理方式很有可能会出现失误的情况,造成一些漏洞存在,严重的话会约束档案管理的基本性质。但是在乡镇政府档案管理中进行信息化建设,能够不断提高档案管理的有效性,可以更加迅速地完成乡镇政府的所有工作。
  (二)方便及时查询到档案资料
  在乡镇政府档案管理中应用信息化技术,在很大程度上可以实现每个部门档案资料的分开管理,而且有利于工作人员在短时间查询到所需的资料。[2]就传统模式来讲,由于属于人工档案管理,在查询档案资料过程中既浪费很多时间,又很有可能存在档案资料混乱的情况。但是进一步加快信息化建设,就可以及时且有效的解决该问题,利用电脑输入一些关键词进行详细的检索,以便于迅速寻找到档案资料位置,防止出现档案资料失误的情况。
  三、增强乡镇政府档案管理信息化建设的有效措施
  (一)积极引进高素质的技术人才
  一般来说,科技得以迅速发展的产物是信息化,所以应用信息技术离不开高素质的科技人才。乡镇政府档案信息化建设是在模拟的信息网络中构建的,所以其构建必须要拥有技术及计算机基础知识的人才。构建够,乡镇政府档案信息化管理还需要拥有很多优秀的先进人员来管理。[3]因此,作为乡镇政府,必须要积极引进一些高素质的技术人才对档案管理者进行培训与指导,使他们可以通过自身良好的计算机水平及知识对乡镇政府的档案进行管理,从而提升乡镇政府档案管理的信息化效率。
  (二)在网络中建立乡镇政府档案馆
  网络化的档案是乡镇政府档案管理信息化的基础,所以加强乡镇政府档案管理信息技术必须要在计算机网路中建立一个与乡镇政府实际情况相符合的档案馆,只有这样才可以更好地实现档案管理的信息化。基于以上各种要求,首先,乡镇政府需要成立一个相对独立的政府网站,网站上所发布的内容都是乡镇的所有相关情况以及最新的政策内容。其次,在该网站建设一个较为独立的档案馆。然后,需要可以利用扫描技术将乡镇政府中的全部纸质档案扫描到电脑里,在电脑中分类管理这些档案。最后,加强独立档案室之间的内部关联,相互依存。[4]比如:就户口部门来讲,可以构建户口档案;就保险部门来讲,可以构建与保险相关的档案,等等。接着,对某个人的户口进行查询时,就可以出现这个人的教育以及保险等其他信息。
  (三)建立和健全档案信息管理机制
  促进乡镇政府档案关系信息化建设,这就需要对乡镇政府的管理规范与管理环境提出更高的要求,这样就造成乡镇政府管理模式出现巨大的变化,在一定程度上实现乡镇政府的哪敢管理的稳定发展。[对信息档案管理机制进行日益完善,是实现档案管理信息化的关键条件,在加快档案管理信息化建设的同时,档案管理部门也需要高度关注档案管理信息化建设工作,进一步增强档案信息化管理,根据档案信息化的有关管理规范及特点,制定出与档案管理信息化相符合的机制,不断创新和改革机制,而且认真做好档案信息信息化管理机制的考核,将岗位责任进行明确,成立监督部且制定有关的激励机制,使所有的档案管理者都可以认识到自身需要承担的责任,都可以记住有关的管理机制。此外,有关的管理部门还必须要在管理中将有关制度的实际管理情况落实到位,结合实际情况作出适当的调整,在最大限度上保证档案信息化管理机制的科学性。
  四、结语
  总而言之,在经济迅速发展的21世纪,工业化进程越来越快,高科技产业发展也日益加快,信息化时代已经出现。尽管乡镇地区属于经济落后的地区,但是我国致力于城乡一体化的发展,大幅度减少城镇之间的差异,这些是从根本上实现乡镇政府档案信息化管理的关键措施。作为档案管理部,必须要增强档案信息化建设,可以掌握各项信息技术的应用,积极创新,及时跟上时代的脚步。使档案管理工作自身的作用得以全面发挥,确保档案管理信息化建设能够正常完成。
  【参考文献】
  [1]贺小红.乡镇档案管理信息化建设途径研究[J].办公室业务,2018(18):74.
  [2]武玉玺.乡镇机构档案管理信息化建设途径分析[J].中国高新区,2018(06):238-239.
  [3]赵永伟.乡镇政府档案管理信息化建设路径探讨[J].产业与科技论坛,2017,16(22):202-203.
  [4]臧银谊.乡镇政府档案管理信息化建设路径分析[J].现代经济信息,2017(14):75.

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