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信息化背景下事业单位会计档案管理的优化分析

作者:龙海英

  【摘 要】在大数据时代的影响下,互联网事业发展迅速,信息技术迅猛崛起并广泛应用于各大行业中。在信息化背景下建立并完善事业单位会计档案管理体系,利用信息化优势,将事业单位会计档案归纳整理,实现档案管理的精确可查。但是由于各种原因,事业单位会计档案在管理中存在各种各样的问题,这些问题影响着会计档案管理水平的进一步提高,直接影响财务管理的质量和水平。本文将围绕信息化背景下事业单位会计档案管理的优化进行分析。

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  【关键词】信息化背景;事业单位会计档案管理;问题;优化分析
  事业单位会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分,在事业单位档案管理工作中占据重要地位。事业单位会计档案涵括会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他会计资料等会计核算资料,在事业单位经济活动追溯中发挥重要作用,赋予事业单位经济往来可追查性。下面,笔者将针对事业单位会计档案管理的优化方法进行分析。
  一、事业单位会计档案管理存在的问题
  (一)会计档案管理质量低
  会计档案管理中类目繁多、系统庞杂,对档案管理人员质量水平要求高,但是目前的事业单位档案管理中,几乎没有专职的会计档案管理人员,只重会计业务,轻会计档案管理。极大多数事业单位会计档案管理人员由会计人员兼管,会计人员上岗前,很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训,缺乏档案管理工作经验。其专业知识不到位,不懂得档案的基本操作规程,对财务档案的归档范围和标准不清楚,无法有效解决会计档案管理中出现的问题,导致事业单位会计档案管理质量低,在事业单位经济活动往来账目追查中得不到良好的档案信息支撑与保障。
  (二)事业单位会计档案资料收集不全

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  会计档案管理中类目繁多、系统庞杂,对档案管理人员质量水平要求高,但是目前的事业单位档案管理中,几乎没有专职的会计档案管理人员,只重会计业务,轻会计档案管理。极大多数事业单位会计档案管理人员由会计人员兼管,会计人员上岗前,很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训,缺乏档案管理工作经验。其专业知识不到位,不懂得档案的基本操作规程,对财务档案的归档范围和标准不清楚,无法有效解决会计档案管理中出现的问题,导致事业单位会计档案管理质量低,在事业单位经济活动往来账目追查中得不到良好的档案信息支撑与保障。
  (二)事业单位会计档案资料收集不全
  会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算中直接形成的并按照统一规律保存起来备考的会计账薄、会计凭证、会计报表等会计核算资料,以及实行会计电算化后的存储软件、会计数据磁盘、光盘和计算机打印出来的会计账簿、记账凭证、会计报表等。长期以来,有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档,却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作,严重影响了会计档案的齐全性和完整性,同时也影响到了整个单位的档案管理工作。
  (三)对事业单位会计档案管理关注度低

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  事业单位领导阶层对单位会计档案管理的重要性认识不足,仅仅关注会计业务管理,而不注重会计档案管理,对事业单位档案管理工作应付处理,未能针对事业单位档案管理制定相应制度,缺乏对档案管理人员的专业知识培训,对事业单位会计档案管理重视度不足,直接影响了会计档案管理的质量,导致后续工作中无法有效利用会计档案管理。
  (四)事业单位会计档案管理松散
  事业单位会计档案是影响事业单位经济往来情况的直接因素之一,档案管理人员理应担当起会计档案管理的重任。会计档案管理分为原始纸质档案与电子档案两个大类,由于事业单位会计档案管理松散,管理制度不够严谨,导致会计档案管理人员数据清点不及时、对原始纸质档案的管理不到位、未能严格核查原始纸质档案与电子档案及考察原始纸质档案与电子档案的对应性,导致事业单位会计档案管理工作质量低,会计档案的严密性与及时更新性得不到保障,造成后期工作的会计档案利用率低。
  (五)电子档案管理缺位
  随着会计电算化的广泛实施,电子档案已经成为财务会计档案的重要组成部分。软件安装的光盘、升级程序、定期备份的数据、电子报表等等。由于财务工作人员不是专业的计算机管理人员,对于软件及计算机的维护、数据的保护等工作的重要性认识不够,认为数据都在计算机上存放着,不会出问题,不会丢失,但是一旦机器由于人为及自然灾害(雷电等)等因素受损,丢失的数据将无法弥补。
  二、如何实现信息化背景下的事业单位会计档案管理优化改进
  (一)加强对事业单位会计档案管理人员的信息化知识培育
  会计档案管理人员是最直接接触事业单位经济活动信息的群体,对信息化背景下的事业单位会计档案管理水平提升产生巨大影响,为取得最佳的事业单位会计档案管理效果,必须加强对档案管理人员的信息化知识培育。同时,要加强对档案管理人员的信息化技术知识考核,设置年审制度。通过对事业单位会计档案管理人员的信息化知识培育,加快信息化背景下的事业单位会计档案管理体系建设改进速度,有效实现信息化背景下的事业单位会计档案管理优化。
  (二)构建高度成熟的信息化事业单位会计档案管理體系
  顺应信息化时代高速发展的影响,构建高度成熟的信息化事业单位会计档案体系,发挥信息化时代的独特优势势在必行。例如,事业单位档案管理相关部门可成立专门的会计档案信息记录小组,利用会计档案信息管理小组的数据反馈作为信息化事业单位会计档案管理体系建立依据。同时,有效利用高科技信息化技术设备,建立起高度成熟化的、具有信息化特点的事业单位会计档案管理系统,建立“关键词查询”系统,相关工作人员在需要查询会计档案时,可通过关键词一键查询到所需信息。利用高度成熟的信息化事业单位会计档案管理体系,提高了会计档案管理的工作效率,减少不必要的时间浪费,实现基于信息化背景下的事业单位档案管理系统优化。
  (三)重视信息化背景下事业单位会计档案管理保密工作
  在信息化浪潮冲击下,事业单位会计档案管理工作实现高新信息技术设备的利用,信息化背景下建立事业单位会计档案管理,有其优势所在,同时也有其需要加强注意的地方。在开放性的信息化网络下,事业单位会计档案管理存在一定的安全问题。会计档案隐私得不到保障,容易造成事业单位内部经济活动信息暴露,信息化事业单位档案管理建设信任度大大降低。为解决信息化背景下事业单位会计档案管理中存在的这一问题,必须加强对事业单位会计档案管理体系的重视程度。首先事业单位会计档案管理原始纸质档案转录到信息化系统中的保密工作,档案管理相关工作人员要坚定工作保密原则,坚持纸质档案与电子档案的双重保护,在转录工作核对完成后及时销毁特殊文件,对电子档案进行加密。其次是信息化事业单位会计档案管理的防火墙建设,由于信息化会计档案管理处于一个开放化的网络环境,存在不法分子利用黑客技术,破坏信息化事业单位会计档案管理系统,造成档案泄露,为弥补这一漏洞,事业单位相关部门要加强系统防火墙建设,聘用具有相关网络防护知识的相关人员,加固事业单位会计档案管理信息化系统防火墙,防止档案泄露情况出现,有效优化信息化背景下的事业单位会计档案管理。
  三、总结
  事业单位会计档案管理有其独特优点,在事业单位会计档案管理工作的实际进行中,要紧抓事业单位会计档案管理特点,深入了解事业单位经济活动,以此为依据建立起适应事业单位档案管理发展的、高质量、高水平的会计档案管理体系,利用严谨的档案管理制度规范事业档案会计档案管理。
  【参考文献】
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  [2]李海兵, 董俊英. 浅议行政事业单位档案管理的创新路径[J]. 中国卫生标准管理, 2017, 8(2):13-15.
  [3]晋慧. 新形势下事业单位档案管理创新与服务模式的改革研究[J]. 中国经贸, 2017(2).
  [4] 财政部.会计档案管理办法.1999年1月1日.

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