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浅谈建立电子档案馆(室)之观点

作者:赵琴

  【摘  要】随着计算机和网络技术的迅猛发展,档案管理建立电子档案馆(室)是适应时代发展的新要求,新举措。加快落实建立电子档案馆(室)是实现加强档案规范化管理、提高档案管理工作效率、增强档案管理服务水平的必然途径。

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  【关键字】档案管理; 电子档案馆(室)
  【中图分类号】G276      【文献标识码】A      【文章编号】1672-3783(2019)04-0256-01
  档案,是指过去和现在的国家机关、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案工作是很重要的专业事业,是实现社会主义现代化建设,开展历史研究,进行各项工作的必要条件,而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。因此充分的发挥档案的作用,为两个文明建设服务具有十分重要的意义。在全社会推进信息化建设的同时,网络技术飞速发展,为档案管理提供了新的内容。按照档案发展的客观规律,应用现代科学技术的原理和方法,对档案工作进行正确地评估、判断和决策,对档案工作中的各个环节实施有效控制和高效管理,是档案数字化管理的基本内涵。新形势下,加快实施档案数字化管理建立电子档案馆(室)是形势所迫,更是档案管理本身意义之所在。
  1 建立电子档案馆(室)的必要性
  1.1 人类进入信息社会,信息技术向各个领域拓展与渗透,涉及的领域也越来越宽,档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素,借助信息数字化在社会各领域的拓展,档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展,如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等,而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。随着信息化时代的到来,现代科学技术在世界范围内迅速发展,计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新技术、新手段在社会生活各个领域得到了越来越广泛的应用,办公自动化和无纸办公已经成为一种新的发展趋势。在这种发展趋势下,形成了各种新载体、新介质的档案形式,给档案管理工作提出了新的问题、新的挑战,打造数字化档案必将成为现代档案管理的一大亮点。数字化档案就是通过计算机技术、多媒体技术、网络技术、声像技术及电子通讯技术,快速、准确、有效地利用分散于不同存储地的大量档案信息,向社会及其相关群体提供优质服务。档案工作必须适应时代发展,适应科技发展,更新观念,更新管理方式和管理手段,最终实现档案管理现代化。
  1.2 促进现代管理技术应用,提高了工作效率。在档案管理工作中,传统的手工管理方式劳动量大非常大,档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的,档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成,由于是人工鉴定立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都按照统一的标准,因个人的理解不同,对相同文件可能会产生不同的分类,这样很可能会出现分类不准的现象,影响案卷分类的准确性,出现事半功倍的现象而且长期从事档案工作,档案中的有害物质会直接影响档案管理者的身体健康。实现档案数字化管理,不仅可以将广大档案工作人员从繁重的体力劳动和有害的工作环境条件中解放出来,也是广大档案工作者的心声。同时,档案数字化管理,突破了原有办公管理的局限性,电脑成为现代办公的主要途径,管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储,且可用不同载体对档案进行复制与存储,面对数字化档案带来的海量信息,要求档案管理工作者在强烈的事业心、责任感下,切实发挥主观能动性,加大档案管理的深度,利用先进的科技手段去伪存真,深入挖掘有用信息,多角度比较,综合分析,将需归档资料录入电脑终端,并通过后台传输至档案管理终端,管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档,这样降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,缩短了工作时间,操作简便,提高了工作效率。同时纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理,可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲,此时,利用者可以不用到档案馆来,通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦,更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外,利用者还可以不受时间限制,在档案电子化以后,即使在闭馆之日,也能随时上网利用档案电子资源。

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  1.1 人类进入信息社会,信息技术向各个领域拓展与渗透,涉及的领域也越来越宽,档案管理行业也不例外。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素,借助信息数字化在社会各领域的拓展,档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展,如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等,而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损、管理工作更是不容忽视。随着信息化时代的到来,现代科学技术在世界范围内迅速发展,计算机技术、网络技术、声像技术、电子通讯技术等新技术、新手段在社会生活各个领域得到了越来越广泛的应用,办公自动化和无纸办公已经成为一种新的发展趋势。在这种发展趋势下,形成了各种新载体、新介质的档案形式,给档案管理工作提出了新的问题、新的挑战,打造数字化档案必将成为现代档案管理的一大亮点。数字化档案就是通过计算机技术、多媒体技术、网络技术、声像技术及电子通讯技术,快速、准确、有效地利用分散于不同存储地的大量档案信息,向社会及其相关群体提供优质服务。档案工作必须适应时代发展,适应科技发展,更新观念,更新管理方式和管理手段,最终实现档案管理现代化。
  1.2 促进现代管理技术应用,提高了工作效率。在档案管理工作中,传统的手工管理方式劳动量大非常大,档案管理工作大多都是在固定时间、固定人员与固定地点进行的,档案资料的鉴定、整理、归档等流程需花费大量时间完成,由于是人工鉴定立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都按照统一的标准,因个人的理解不同,对相同文件可能会产生不同的分类,这样很可能会出现分类不准的现象,影响案卷分类的准确性,出现事半功倍的现象而且长期从事档案工作,档案中的有害物质会直接影响档案管理者的身体健康。实现档案数字化管理,不仅可以将广大档案工作人员从繁重的体力劳动和有害的工作环境条件中解放出来,也是广大档案工作者的心声。同时,档案数字化管理,突破了原有办公管理的局限性,电脑成为现代办公的主要途径,管理人员可通过编码与解码的方式完成电子档案的存储,且可用不同载体对档案进行复制与存储,面对数字化档案带来的海量信息,要求档案管理工作者在强烈的事业心、责任感下,切实发挥主观能动性,加大档案管理的深度,利用先进的科技手段去伪存真,深入挖掘有用信息,多角度比较,综合分析,将需归档资料录入电脑终端,并通过后台传输至档案管理终端,管理人员就可利用电脑里已设的管理系统完成对资料的归档,这样降低了人为因素在文件归档工作中的影响,又发挥计算机的管理优势,减少了手工操作,缩短了工作时间,操作简便,提高了工作效率。同时纸质档案数字化还能够改善档案在信息社会中的利用方式。档案的数字化管理,可以使纸质档案原件的数字化副本不再受“孤本”的限制,一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。电子影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输,使异地调阅利用成为可能。单纯从技术上讲,此时,利用者可以不用到档案馆来,通过任何一台上网的计算机就能利用到档案馆内已经开放的档案。这不仅免去了利用者的奔波之苦,更大的好处在于扩大了档案的利用空间。另外,利用者还可以不受时间限制,在档案电子化以后,即使在闭馆之日,也能随时上网利用档案电子资源。
  2 建立电子档案馆(室)的存在的问题
  2.1 硬件设备不足。目前进行建立电子档案馆工作建设所需要的设备可分为信息采集、存储以及利用等三类设备,这三种设备在档案数字化建设工作当中的作用各有不同,因此缺一不可,但是在实际的档案管理单位中,由于资金或者其他原因,造成其设备的购买出现阻碍,因此导致档案数字化转变的困难。

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  2.2 建立档案电子馆(室)档案数字化管理有一定的风险性。保密性是档案文件的又一重要特征,而计算机的数字档案在网络环境下,处于游离状态极易暴露与泄密。操作人员瞬时的错误操作难以彻底杜绝,甚至某些错误的处理请求指令可能导致系统瘫痪。计算机病毒、网络黑客的袭击也随时会使系统遭到破坏。磁电载体介质性能的不稳定,使存储信息易受到人为或自然因素影响而丢失,如解密下载、拷贝、篡改等威胁,使之无法长期安全保管,达不到档案管理的基本要求——安全、可靠。
  2.3 工作人员业务素质需要提高。因档案数字化与数字化档案信息管理必然会用到计算机软硬件与扫描、存储、数字影像处理等多种现代化技术,增强档案管理业务水平,并非仅懂得现代计算机技术的人即能胜任并完成工作,唯有一专多能的复合型人才方可胜任。因而必须重视档案数字化与数字化档案管理人员的培养。
  3 结语
  随着计算机网络的进一步发展,档案管理数字化越来越明显的表现出優越性,我们要充分认识到档案管理数字化的意义,更多的考虑如何加强数字化建设。诚然,在档案数字化的进程中,我们会遇到各种各样的困难和挑战,面对诸多问题,我们一定要不断探索和研究新方法,分析新形势,解决新问题,加快档案数字化的进程。
  参考文献

[1]      金晶,探讨如何进行档案的数字化管理[J].湖北函授大学学报,2012(02):112-113.

[2]      蒋秀云,论实现档案管理现代化的重大意义.档案管理论坛,2009,13(12):158~160.

[3]      史香芝,档案数字化建设的几点思考[J].兰台世界,2006,(16):15-17.

[4]      董志茜,数字档案馆信息安全保障建设探讨[J].信息技术与标准化,2012,(11):72- 74,78.

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