高校行政管理工作成效的提高

2022-03-21版权声明我要投稿

  摘要:高质量的行政管理工作,是支持高校提升教科研整体水平的重要因素之一。在行政管理工作智能化、网络化发展的同时,需提升管理人员的服务技能和素养,以真正提升管理工作的效率和质量,为教科研工作发展提供支持。高校管理工作有其自身特点:任务内容广泛、工作成效难以定量评估、服务对象和面对问题多样化。这些特点决定了从事管理的人员应具备必要的工作能力:良好的工作习惯、换位思考的能力、重视协调沟通、培养信任关系,这些技能是提升工作成效的重要因素。

  关键词:高校;行政管理;实践;案例;综合素质;

  随着科技的进步,高校的教科研水平、产学研水平和成果不断提升。高校日益多元和更高的发展需求,给行政管理部门和工作人员提出了更严峻挑战,需要承担起更多协调管理、统筹规划的重担。行政管理人员良好的工作能力是高校高效平稳发展的重要保障。当前,高校行政管理人员存在着工作能力不强、成效不高、满意度较低的问题。本文通过总结合同管理工作经验,提出了提高管理工作成效的方法和思路。

一、行政管理工作能力在实际工作中的重要作用

  1. 养成好习惯,提升工作效率

  案例一:及时整理、录入当天合同信息是个重要习惯。

  校企合作合同基本信息主要包括合同编号、名称、委托企业、标的、合同起止时间、企业注册地、合同性质、是否免税等。由于高校教师工作时间的特殊性,寒暑假和学期末往往是合同签订高峰期,因此及时整理录入的习惯很重要,可以有效避免在高峰期的工作拥堵。管理人员应非常熟悉每个合同的基本信息,养成记忆信息的习惯,很多时候能起到很大的作用。

  例如,有位老师来给合同入账,发现无合同信息。这种情况有几种原因:第一,老师记错了,没交过合同;第二种,老师交了合同,尚未录入合同信息;第三,合同信息录入错误;第四,合同弄丢了,等等。养成良好的及时录入和核对、备份、整理的习惯,后面三种情况就可排除了。于是我保持冷静,认真回忆有关情况,耐心地向老师提出建议:首先,由于该项目属实(网上合同管理系统流转过程可以证明),合同入账可以正常进行,不耽误项目运行;然后请老师回去查找确认合同是否递交;最后向老师保证,如果是我弄丢了合同,我一定承担相应的责任并配合处理问题。因此,老师情绪稳定下来,经过查找发现他忘了递交合同,此事得到妥善解决。

  此案例证明了平时养成良好工作习惯的必要性。良好的习惯建立于细致的观察和总结。尤其对于过程性管理,各环节都可能发生问题;因此,管理人员可能会面临不同类型的突发情况。只有在重要和必要的环节形成习惯动作,才能建立自信,保持冷静,并耐心地一步一步处理问题。

  2. 换位思考,沟通协调,有助于问题解决

  案例二:有位老师需要加急办理合同免税,根据要求,学校向教委申请加急,教委反馈找不到这份合同。出现这种情况原因有两种:一是教委暂时没有查到合同或者丢失,一是在学校丢失的。我冷静回忆报送合同的过程,清晰地记得为了区别合同与其附件,我单独把附件装在一个文件袋,且提醒过教委老师注意附件;因此,一定不是在学校这边丢失的,最有可能的是教委一时没有查到,很小可能是真的丢失了。于是我和负责老师充分沟通这个情况,又和教委相关人员多次沟通,请教委帮助进一步查找。通过反复沟通,耐心解释,老师的情绪及时得到安抚。最后,这份合同在教委找到,并顺利地通过了认定审批。

  在此案例中,学校、教师、教委三方通过沟通,增加了对彼此工作的理解和信任。而建立良好的沟通,重要的一个基础就是能换位思考,作为一名管理人员,既要能从教师的角度思考,也要从部门管理的角度思考。很多情况下,管理人员是一座桥梁,更是纽带,是教师各种管理政策的解读者;只有从理解和协调的角度出发去做好管理和服务工作,才能聚合教师和部门之间的力量,让教师真正和学校一同发展成长。

  3. 提出建议,能事半功倍

  案例三:技术合同由校企双方根据项目实际情况制订;因此,问题和错误多种多样。这导致合同需反复修改,审批效率低,教师意见大。为提高合同质量,我重视审批环节,提供详细完整的修改建议,尤其对于第一次制订合同的老师,就合同每一条款,提供撰写要求,指出常见问题。因为修改建议针对性强,就项目特点提出有效建议,审批近一年后,合同质量均有大幅提升,错误率显著降低。同时,我重视合同签订前的教师咨询,会主动询问项目的特点、合同制订的需求并提出建议,提醒教师注意避免合同签订的常见问题。这种前置性的建议,使合同撰写正确率和审批效率进一步提升,教师满意度大幅提高。

  此案例再次证明了“凡事预则立,不预则废”的道理。管理工作前期的充分准备和计划,以及过程中的及时纠错,可以显著避免后期返工,有效节省时间、精力等隐形成本。反观现在的行政管理工作,其中很多问题是因为管理人员没有充分解读和宣传文件要求,而把成倍的时间浪费在了后期问题处理上。因此,给教师提供的建议应前置,而且应尽可能地完善、透彻,最好结合具体实例,引起教师重视,应将被动地解决问题转变为主动地消除问题,真正提高工作成效。

  4. 保持畅通的联系方式,及时了解需求,可明显提高工作效率

  案例四:高校教师往往要在完成教学科研工作后,在下班、周末、寒暑假节日时间去对接企业,制订合同。为了保持沟通畅通,我除了办公电话外,和教师们建立了手机、微信联系;既方便了教师咨询,也使我更好地把握工作节奏。例如,教师假期需要办理事务,我安排教师在各部门值班人员都在的时间到校办理,这样避免了教师多次来校找不同的部门办理,我也可以更高效地完成工作。

  此案例充分说明:利他就是利己。行政管理工作一个特点就是工作时间要适应服务对象的节奏。因此,保持畅通的联系,及时了解教师需求并提供建议,可以有效协调两者工作时间,提高办事效率。反观现状,有时教师办理一件事,要在各部门之间来回跑动,效率很低,教师的意见很大,这多是教师对各部门工作时间和人员安排不了解造成的。作为管理人员,尽自身责任,帮教师做好协调工作,协助其顺利办理,是基本的职业素质,也是提高自身工作成效的重要途径之一。

  综上,在高校从事行政管理工作,及时处理当天事务,在重要的环节养成良好习惯,注意换位思考,将工作前置化、提前发现、消除问题,保持及时畅通的联系、积极帮助他人制定合理高效的办事流程,培养信任关系,这些对于提升工作成效非常重要。从教师的角度看,行政管理人员把握着更全面的信息,易于提供更有效的建议和办法,协助教师顺利办事。从学校的角度说,管理人员是学校各类文件、规章、精神、通知的直接执行者,应为教师们答疑解惑,真正将学校政策执行到位。从行政管理人员的角度说,作为学校的办事窗口,代表着学校的形象,最了解教师的具体需求,只有坚持公平、透明、高效的办事原则,才能发挥出工作的价值和意义。

二、如何培养提升行政管理工作能力

  1. 坚持学习,开阔视野、思路

  行政管理工作不同于教学和科研工作,后者往往具有准确的工作量要求,评价标准也比较统一,教师们只要根据规定流程认真执行,即可较好地完成任务。而管理工作往往约定的是工作范围,工作内容会随着单位需求的变化而调整,且工作产生成效的时间不同,难以形成统一的评价标准。同时,行政管理工作多是过程管理,各环节处理事务类型不同,面临的问题多样,解决的方法不同。例如,高校的科研项目申报,管理人员要根据当年文件要求,制订工作流程,收集整理申报材料;根据教师们不同的情况进行资格审核、筛查、遴选,有疑问时要及时联系,协助教师解决。在此过程中,内容和形式每个细节都不能马虎;否则可能导致管理上的漏洞,给部门和单位造成损失。这些特点,决定了行政管理人员必须具备较强的思考和变通能力,充分发挥主动性,根据工作内容的变化,安排好工作计划和节奏,针对不同教师的需求和情况提供适合的服务;同时,在压力面前能保持冷静,积极处理。这种稳定高效的工作能力,就如同水面上的冰山一角,稳固的基础是管理人员过硬的综合素质和丰富的实践体悟。管理者如果具有较高的思想水平、开阔的思路、活跃的思维,就能赋予工作更多的内涵和意义。

  2. 戒除拖沓和懒惰,关注细节,增进对工作的了解和把握

  实际工作中,一些行政管理人员会抱怨工作内容重复无趣、难以获得服务对象的满意和认可,工作的正向反馈和激励较低,感觉自我价值难以在工作中体现。从外部大环境来看,有些单位的确对行政管理岗位重视和关心不够,虽然意识到管理工作是高校发展的重要支撑因素,但由于教科研水平是高校实力的核心;因此,与培养和提升教科研水平相比,行政管理水平的提升就处在了一个比较容易被忽视的位置。这是导致管理人员工作积极性受损的重要原因之一。另外,从行政管理人员方面来看,很多工作人员的确存在着被动接受任务、懒于思考、执行力低、推脱责任的问题。工作态度不端正的原因很多,而懒惰、拖沓的行为习惯是重要因素之一。如果能够养成今日事今日毕的习惯,凡事设定工作节点,严格按照计划节点汇报和检查工作,跟上工作节奏,才有更多精力去完善细节,做好做精。在效率和质量都提升时,工作者才能真正成为把握工作节奏的主人,而不是工作任务的执行者。这时候,工作就不再是负担而是乐趣,工作人员自身的能力也会在工作、奉献、服务社会的过程中获得价值和意义。

  3. 注意与教师互动,谦虚而和善的交流

  古语云“上善若水”;《易经》六十四卦中,唯有“谦卦”六爻皆吉,这都说明了谦虚的重要。这是君子为人处世的行为和心理准则,也可以成为行政管理工作者沟通交流的最高准则。行政管理工作中重要的一个任务就是上传下达,与教师沟通协调,推动工作落实。良好的沟通能力可以清晰地传递信息、建立信任、高质量完成工作;而不良沟通则会造成误解,破坏理解和信任,耽误工作时效,有时甚至会造成更大的问题和损失。因此,在工作沟通中,坚持谦虚的基本原则非常重要;只有充分尊重对方,才能赢得对方的尊重和理解。在现实工作中,由于谦逊善意的沟通化解矛盾的例子数不胜数。只有谦虚的人,才能放下自己既定的思路,真正倾听和捕捉到对方的需求,进而正确反馈消除对方疑虑,搭建起信任的桥梁,为建立良性工作互动创造良好的开端。

  4. 注意选择与自身价值观一致的和谐高效的工作环境,是做好工作的必要因素

  行政管理岗位的工作成效不仅和岗位人员的能力有关,而和所在部门及单位的行政大环境息息相关。从管理人员的角度看,当单位与个体的发展目标和价值观一致时,更容易产生工作兴趣,自然地激发起工作的主动性,更自如地施展个人才能。反观现实,很多行政工作人员在入职前仅了解岗位的工作范围和基本技能要求,对所在部门和单位的发展定位和状况并不清楚;入职后才发现无法完全认同发展理念,并融入集体,就会导致在工作配合度、人际沟通、工作积极性等方面出现问题。如果工作人员不能迅速调整状态,认同单位的发展理念跟上节奏,那么工作中的问题会越来越多,最终无法满足单位的发展需求,导致离职。从单位的角度看,很多单位并没有健全的评估体系来衡量行政管理人员的工作能力,很少有单位重视从价值观和长远的发展目标上与行政人员进行彻底而深入的沟通,岗前培训也是少之又少;这导致行政人员从入职之初就缺乏强烈的集体归属感,没有建立与集体共同发展的意识,也没有专业过硬的职业素养,单位和管理人员彼此的认可度都低,单位和个人之间没有形成良性互动,这些都是导致管理工作成效低的重要原因。

  以上从行政管理人员自身和外部环境两个角度,简单地分析了影响行政工作成效的几种因素。简言之,工作人员自身综合水平的提升是做好工作的必要条件;单位的发展目标和行政管理大环境也极大影响着工作人员能力的塑造、培养和发挥。只有工作者个人能力和单位的行政管理水平协调发展、同时提升,才能真正打造一个和谐、高效的管理运行体系,真正提升行政管理岗位的工作成效。

作者:刘子贤 单位:上海健康医学院

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