人文素养视角下办公室行政管理精细化分析

2022-03-21版权声明我要投稿

  摘要:办公室行政管理是各类组织单位的重要工作内容,在人文素养视角下开展精细化办公室行政管理工作,是为了提高内部人员的综合素质,使员工兢兢业业服务于组织单位,促进各类业务、项目高效率完成。因此,本文基于人文素养的相关概念,详细分析了办公室行政管理精细化措施,旨在优化办公室行政管理模式,构建高素质人才队伍。

  关键词:人文素养;办公室;行政管理;精细化;

  人文素养是各组织单位人才培养的主要内容,其在办公室行政管理中的渗透,直接影响着办公室行政管理的质量。为了有效提升办公室的行政管理效率,需将精细化管理理念应用在办公室内部管理中,以此凸显精细化管理制度的实践价值,打造高素质的人才体系。

一、人文素养相关定义

  办公室行政管理中的人文素养,指办公室行政人员对人文科学的探究能力,以及在日常业务处理中所体现出的知识水平、内在品质。在精细化办公室行政精细化管理中,人文素养以办公室行政人员为主体,关注其综合素质、内在精神理念的变化。行政管理人员需通过不同的管理行为,使自身具备较高的人文素养,且能够将其转变为服务于自身工作的基本能力。人文精神是办公室行政人员人文素养的核心,在落实精细化办公室行政管理工作时,相关人员需重点关注内部人员的价值观、生存观念和基本德行,用科学的管理模式,唤醒员工对人文精神的追求,使其不断规范自身道德行为,提高自身素质,保障办公室行政管理的效果。

二、办公室行政管理精细化的必要性

  精细化管理是一种新型管理理念,将其落实在办公室行政管理中,对规范员工行为、促进办公室人员相互沟通、提升办公室运营管理效率意义重大。

  (一)规范员工行为。

  人文素养视角下,精细化管理的重要功能,在于通过更为详尽的日常管理条例约束、规范员工行为,其在具体管理制度的指导下,可进一步明确自身职责,有序处理办公室业务,从而实现内部员工行为的规范化目标。

  (二)促进员工沟通。

  办公室行政管理中,精细化管理可用清晰化沟通流程,加强内部联系;用精细化工作安排,建立员工沟通渠道。沟通作为办公室工作开展的基础,有效的沟通有利于行政管理效率的提升,对达成项目或完成业务目标有着不可替代的作用。

  (三)提升办公室运营管理效率。

  精细化的核心是借助更为详尽的管理机制,完善办公室工作流程,合理调控各部门的基本任务。各部门员工在办公室行政管理人员的指导下,可积极、有序地处理日常工作,提升办公室运营管理效率。

三、基于人文素养的办公室行政管理精细化措施

  (一)转变员工人文思想意识。

  人文素养视角下,员工需要在把握业务技能的同时,为自己制定明确的学习目标,持续从多方面提升自己。因此,在运用精细化管理理念开展办公室行政管理工作时,相关人员应转变员工的人文思想意识,激发其人文精神,鼓励员工从不同角度思考业务处理中面临的难题,主动为企业、行政单位服务,贡献自己的力量。

  首先,办公室行政管理人员应增强员工思想意识,用丰富的文化建设及日常交流活动,使员工明确工作职责、自身义务,调动员工的工作热情,引导员工遵守精细化管理条例。

  其次,管理人员可借助人文关怀,关注员工的精神需求,使员工正确认知自身工作责任,用负责、专注的态度完成岗位工作。

  最后,管理人员可通过举办文化交流、企业文化学习等活动,用精细化活动流程,引导员工约束日常行为,积极主动完成岗位工作,提升办公室行政管理质量。例如在2018年,某单位办公室行政管理人员制定出详细的员工培训计划。该培训计划的内容包括员工人文素养、企业文化建设等内容。在2018年7月6日下午,该单位通过培训,为内部员工树立主人翁意识,以符合企业价值观的文化凝聚人心,落实内部管理中的人文素养培训。该培训结束后,员工思想意识明显改变,在业务处理中更为注重各流程的优化与完善,整体工作效率不断提高,企业办公室行政管理工作取得较大进步。

  (二)重视各部门内部沟通。

  内部沟通是精细化管理理念运用的一大优势,亦是提高员工人文素养的关键。为此,办公室行政管理人员需重视企业、单位内部员工沟通,用详尽的沟通机制,促进各部门信息交流,为其营造良好的沟通氛围。

  一方面,办公室行政管理人员可借助精细化管理制度,启发员工在业务、项目问题解决过程中,相互配合、协调,共同分析问题解决策略,以此明确各部门员工基本职责,完善内部业务处理流程,发挥精细化办公室行政管理的价值。

  另一方面,管理人员可利用部门内部奖励机制,引导员工相互学习,深入交流,且以人文素养为引领,加强内部沟通。同时严格按照精细化管理条例,合作处理日常工作,履行自身基本义务。在此期间,办公室管理人员需重点帮助员工塑造良好的价值观,帮助员工有效处理同事关系,理性、客观处理日常工作的人际关系问题。督促职工重视沟通,加强彼此联系,同时通过相互学习,提升彼此工作能力,学会用更为丰富的人文知识,解决日常工作中的实际问题,为办公室行政管理工作的有序开展打好基础。

  (三)细化办公室行政管理考核。

  现代社会中,具体化的考核指标是有效实施办公室行政管理工作的一大助力。在人文素养视角下,行政管理人员需根据员工内在需求及关注点,科学设置办公室行政管理考核机制。因此,在同步应用精细化管理理念时,办公室行政管理应以人文素养为核心,进一步细化行政管理考核条例。

  首先,管理人员应细分各部门岗位,分析总结各岗位人员需求,随后用详细、明确的管理制度,量化各岗位考核目标。内部员工在考核指导下,可有序参与日常工作,合理安排工作时间,为其自主学习、主动探索业务流程优化留有空间,长此以往,有利于增强员工岗位责任感,提高人文素养。

  其次,深入整理办公室各项业务,坚持以人为本的管理原则,用符合事实逻辑的管理方式,制定管理指标,且将具体工作步骤、环节、面临的风险纳入考核指标。让员工懂得从不同角度分析工作技能的提升方法,增强其综合能力。

  最后,为提高办公室行政管理效率,合理推进业务进度,在实施精细化管理时,相关人员还应在考核指标的细化中,科学安排人力物力资源,给予员工必要的业务指导。有针对性地量化员工工作,用具体的考核数据,激发员工主观能动性,规范其工作行为。

  (四)建立精细化办公室行政管理制度。

  制度是办公室行政管理工作实施的主要依据,在人文素养视角下,管理人员应利用精细化办公室行政管理制度,培养员工人文精神。在此过程中,管理者需基于企业、单位经营管理现状,员工认知水平及人文理念,制定规范化、具体化管理制度。在制度的引导下,约束员工行为,用内部监督、日常管理等方式,培养员工人文素养。而在办公室行政管理制度中,企业文化是培养员工人文素养的关键,管理人员应将贴合企业核心价值观、人文理念的企业文化融入管理制度,使得员工在被管理过程中,体会自身使命感,了解企业文化,领悟企业精细化管理制度中的价值观、企业文化精神。其在潜移默化的管理中,思想意识得以转变,可重新认识自身岗位职责,升华思想,并且能够在遵守管理制度的同时,不断改变文化认知,用较强的责任感完成自己对企业应履行的义务。比如某公司在办公室行政管理中,定期组织“职工读书活动”,用丰富多彩的诵读活动,展示一线劳动者精神风貌,促进内部员工人文素养不断提升。

四、结语

  综上所述,人文素养是各单位人员应具备的素质之一。在人文素养引导下,办公室行政管理人员可通过精细化管理理念的实施,从人文精神、组织文化等方面,创新办公室行政管理条例,用具体化管理措施,提升组织内部员工人文素养,强化办公室行政管理质量,为实现企业办公室行政管理的目标打好基础。

参考文献

  [1] 施向康.办公室行政精细化管理工作思路[J].办公室业务,2018(15):186.

  [2] 李尧.办公室行政管理的问题和对策研究[J].中小企业管理与科技(上旬刊),2020(8):12-16.

  [3] 李特.关于提升办公室行政管理人员综合能力的思考[J].企业改革与管理,2019(08):75-76.

作者:蒋纤纤 单位:南京大学生命科学学院

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