企业内部控制环境下的合同管理分析

2022-03-21版权声明我要投稿

  摘要:合同管理是企业经营管理体系中最重要的组成部分,是企业经营管理的核心,其内部控制的有效性直接影响着一个企业的稳定和可持续发展,关系着企业的经营安全,应建立健全合同管理内部控制体系,从根本上促进依法合规、防范经营管理风险、提升竞争实力。

  关键词:合同管理;内控管理;经营管理风险;

  当今社会,健全的内控管理制度是企业健康发展的需要,也是面对市场风险与挑战的需要。企业应严格按照内控管理相关要求开展工作,但由于部分企业及管理人员存在法律意识、管理意识淡薄,漠视企业规章制度的行为,大大降低了内控工作在合同管理方面的执行力,给企业经营管理带来较大的风险隐患,因此,加强企业对合同的管理监督势在必行。

一、企业合同管理的主要内容

  (一)合同管理的主要目标

  第一,运营目标。对于和企业经营业务要求相符的,在不违反时间的约定与技术要求的基础上,来完成合同所约定的事项,使合同确保可靠并且使其执行力较高,进而使企业的经营目标得以顺利完成。第二,财务目标。在预算范围内对成本进行合理控制,确保企业资金安全,并对资金使用进行优化。第三,合规目标。严格遵守国家的法律法规及企业规章制度,按照内控权限指引及法律法规相关要求进行审批,避免合同在签订或执行时发生违反国家法律法规及管理不合规的问题。

  (二)合同管理的主要流程

  合同管理的流程主要包括两部分内容,第一,关于合同签订的流程。签订合同的流程的主要环节包括前期的谈判准备和合同文本的拟定以及最终的审核等。在签订合同的这些环节当中,相应的责任部门要对环节进行有效控制,合同经办部门要负责合同的准备和谈判以及拟稿,相关审核部门要负责审核合同相对人的主体资格、财务和技术要求以及法律风险等方面内容,把好合同审核关。第二,合同履行的流程。在签订完合同后,就要对合同进行履行,这就需要企业加强对合同的跟踪,使合同在签订后确保能正常履行。

  (三)合同的主要风险

  第一,运营方面的风险。在企业的运营中,某些环节的合同管理缺失的话,可能会影响到经济效益,使其和预期的目标相差甚远,甚至发生利益的损失,这些风险之所以会发生主要原因在于,合同中拟定的条款缺乏严谨性,对双方的权利义务与责任没有表述清楚,进而使经济纠纷与损失产生。也有可能是没有准确评价致使决策方面发生失误,使得合同的需求不符合业务所要发展的目标。第二,财务方面的风险。由于合同的条款出现问题,或者合同相对人的商业信用出现问题,导致合同在履行后的最终结果和预期的目标不符,进而让收益下降,带来经济损失。财务风险发生的主要原因是没有合理制定预算,没有很好地控制成本,在合同中规定的支付条件以及付款进度方面不太合理,进而让资金出现损失。

二、加强合同管理的重要意义

  (一)加强合同管理有利于监控和规避企业经营风险

  企业经营管理水平的高低,很大程度上取决于在供、产、销或资金的筹集与运用等多环节的有效衔接上。合同是企业经营活动的先导,是计划安排的依据,是企业一系列相互衔接、监督、制衡、协调行动的经营活动的桥梁,合同管理贯穿于企业对一系列活动进行组织、监督和检查的全过程。有效利用合同管理能协调企业内部各方关系,有利于提高企业经营管理水平,提升企业核心竞争力,降低运营风险,促进企业高质量发展。

  (二)加强合同管理有利于实现企业降本增效

  有效的合同管理,能帮助企业节省交易时间,降低交易成本,保证交易正常进行,加速资金周转,减少费用,以最少的消耗获取最大的利益,提升企业资金使用效率。

三、合同管理中存在的主要问题

  (一)合同管理中职能部门职责划分不清

  合同技术、经济、法律“三性”审查执行不到位。审查职责不明确,审查流于形式。

  (二)合同文本存在瑕疵

  部分单位在签订合同过程中,对合同条款的约定不清,比如产品的质量要求、型号或者付款方式不明确;合同中约定了质保期,但未约定质保金;违约条款约定不明,发票提供要求不清等,从而导致合同履行过程中可能存在法律纠纷,无法较好地保障自身权益。

  (三)合同管理监控不严

  第一,合同相对人资质审核把关不严。

  合同管理部门在合同签订前未对该合同前期相关情况进行全面掌握,对于合同相对人的资质审核不到位。

  第二,合同交底不到位。

  合同主办部门未将合同履行中相关情况向具体实施单位进行交底。

  第三,合同跟踪监督不到位。

  合同倒签、线下合同及未签订合同等情况,时有发生。

  业务主办部门在合同履行过程中未进行持续追踪和监督,出现对方未按期交货,产品规格、质量与合同约定不符,签约主体名称发生变化、资质过期等问题,对于合同履行缺少监控。

四、加强合同管理的策略及风险防控

  (一)责权分明

  一是根据“放管服”改革要求、内控管理对合同审批权限进行的调整,层层落实合同审批权限。二是明确各级管理人员的权限,严格把好合同审核关、履行关、终结关。合同管理不是一项单独、简单的工作,合同的实施和管理需要单位内部相关部门之间进行有效的沟通和配合来共同完成。

  (二)加强对合同订立环节的审核

  一是加强合同相对人管理。开展资信调查,出具资信调查报告。二是提升标准合同文本的使用率。合同文本拟定后,首先提交单位质量、安全、环保、法律等部门审核,然后交企业法律顾问审核把关,上报公司法律部门制作标准合同文本。三是设置完备的合同审批流程。

  (三)加强合同履行全程监控

  一是加强合同履行环节的跟踪,合同执行和管理部门应随时跟踪合同履行情况,合同主办部门应建立合同签订与履行登记台账,做到登记及时、记录准确、内容完整。合同签订与履行登记台账应报法律部门备案,及时跟踪合同实施进展,相关职能部门应进行全流程监督、分析,确定合同控制各环节的风险防控点,并及时进行风险提示,采取相应措施,合理有效规避风险,将合同损失降到最低。对于营业执照、相关资质到期的情况及时提醒。二是加强框架合同工作量的实时监控,对于大部门框架合同都按照百分比对不同的中标单位分配工作量,由职能部门牵头对项目实施情况进行统计分析,确保合同按约定百分比履行,避免因工作量分配不均导致被中标人起诉的风险。三是组织企管、财务等相关部门人员及专家参与合同验收,确保合同全面履行,防范廉洁风险。四是严格项目考核和履约评价,将此作为合同续签的重要依据。

  (四)加强合同档案管理

  加强对合同准备、合同订立、合同履行、合同终结环节全过程的档案、材料、实物的收集整理,提交档案管理部门汇总,为合同履行过程中的纠纷处理提供必要的依据。

  (五)加强合同管理后的评估工作

  1.建立合同履行情况评估制度

  要构建合同履行情况评估制度,对合同的履行情况要加强管理和控制,对合同履行情况要定期开展分析评估,对于重大合同以及不能正常履行的合同,要采用月度分析的方式,其他合同可以采用季度评估的方式。通过分析评估,对其中的缺陷能及时发现,并将解决方法有效提出。评估的内容主要包括:一是合同执行进度。对双方在合同约定的时间内对应的工作内容与成果完成的情况进行检查,检查是否出现了延误以及发生延误的原因。二是检查质量情况。对工程质量和供货质量以及工作成果是否和验收标准相符进行检查,对于返修工的效果,还要检查其是否与需求相符。三是检查收付款情况。对合同对方是否根据合同进度将支付工作完成的情况进行检查,检查支付金额是否符合合同的约定以及发生延误的原因。四是检查合同履约情况。要检查在合同的履行过程中,是否有违约、预期违约、合同修改、补充、无效、解除以及无法履行等情形存在。五是检查合格供应商和承包商以及客户的信用评审情况。对于合格供应商和承包商的评审,主要对其履约状况、技术以及专业能力、工作配合、服务质量等因素进行评估,对于客户的信用评审来说,主要是评审客户的偿债能力、守信程度以及履约状况,对客户的信用等级进行确定。

  2.开展合同管理内部审计工作

  对于合同管理审计来说,它主要是审查和评价合同管理工作的合规性以及合同管理内部控制制度的有效性。其主要内容包括:一是对合同管理各项制度与流程的建立情况进行审计,还要审计其执行的总体情况。二是审查合同确立的必要性,对合同项目是否纳入年度计划进行检查,检查其是否完成立项审批,检查合同内容与范围是否和计划以及立项吻合,检查资料的齐备与否。三是审查合同采购(委托)方式,对其是否根据要求对限额以上的项目进行招标的情况进行审查,审查其招标程序是否合规,对于未使用招标形式的要检查其是否完成了审批。四是检查合同的相关资料,检查合同签订方的资信证明文件是否与合同资格的要求相符,对于和签约有关的往来函件和谈判记录等审核资料要检查其是否完备,对于合同履行中的档案资料是否完备进行审核。五是审查合同的审核程序,对是否根据规定要求完成审核以及审批的情况进行审查,审查合同的审批是否出现超越授权范围的情况。六是审核合同收付款情况,对付款内容、付款方式、付款金额、审批程序、付款时间以及收款人等是否符合合同的规定进行审核。

五、结语

  合同是企业管理权利义务的重要保障和依据,具有法律效应。合同归口管理部门和主办部门应严格按照内控管理规程执行,提升合同管理内控制度的执行力,强化过程管理,并对合同管理进行全面监督检查。此外,还应完善合同考核追踪和责任制度,充分发挥单位内控检查、纪委“大监督”等作用,在内控规范管理合同和防控风险的过程中,确保合同管理工作依法合规开展,提高企业经济效益,稳步推动企业迈向高质量发展之路。

参考文献

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作者:赵玲 单位:中国石油化工股份有限公司西南油气分公司石油工程监督中心

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